Astuce du 7 juillet

Être avisé(e) qu'une feuille de calcul a été modifiée

Saviez-vous qu'il est possible d'ajouter des règles de notification dans un tableau Feuilles de calcul, pour être avisé(e) lorsqu'une modification est faite dans ce tableau?

Pour ajouter une règle de notification dans un chiffrier (au format Feuilles de calcul) :

  • Cliquer sur Outils, puis sur Règles de notification

  • Sélectionner dans quelles situations vous souhaitez recevoir des notifications, à savoir lorsque :

    • Des modifications sont apportées : vous recevez une notification lorsqu'un utilisateur modifie le tableau

    • Un utilisateur envoie un formulaire : vous recevez une notification lorsqu'un utilisateur remplit un formulaire (créé dans l'application Google Formulaires)

  • Choisir la fréquence d'envoi : à chaque fois qu'une modification est faite ou bien une fois par jour

  • Cliquer sur Enregistrer

À noter : cette option est disponible dans Feuilles de calcul uniquement

Vous pouvez ajouter une règle de notification quel que soit le niveau d'accès que vous avez sur le fichier : en édition (modification), en commentaire ou en lecture seulement.

  • Si vous avez accès en modification au tableau : vous voyez apparaître le nom des utilisateurs qui apportent des modifications.

  • Si vous avez accès en lecture ou en commentaires : vous pouvez configurer des notifications, mais pas voir le nom des utilisateurs.

Illustration : courriel de notification reçu :

Consulter l'historique des versions d'un document ou d'une cellule

Dans Feuilles de calcul, Présentations et Documents, vous avez la possibilité d'accéder à l'historique des versions d'un document, si vous avez accès en modification (éditeur) au document.

Pour en savoir plus sur cette option, visionnez ce court vidéo (3:47)

L'application Feuilles de calcul offre une option spécifique au niveau de l'historique, à savoir l'historique d'une cellule, qui vous permet de savoir les modifications qui ont été faites dans une cellule en particulier, par qui et quand.

Pour afficher cet historique : cliquer sur une cellule avec le bouton droit de la souris puis sur Afficher l'historique des modifications. Vous devez avoir accès en modification au tableau pour que cette option s'affiche.

Remarque : il se peut que certaines modifications n'apparaissent pas dans l'historique des modifications. Par exemple :

  • Les lignes et colonnes ajoutées ou supprimées

  • Les modifications apportées au format de la cellule

  • Les modifications effectuées à l'aide de formules