Astuce du 7 avril

Partagez vos disponibilités à vos collègues dans votre agenda

Deux nouvelles options sont maintenant présentes dans Google Agenda pour faciliter le partage de vos disponibilités à vos collègues : définir vos heures de travail de façon plus fine dans l’agenda et créer des absences de bureau récurrentes.

Définir vos heures de travail dans l'agenda

Vous pouvez activer et définir vos heures de travail dans votre agenda. Lorsque cela est fait, les personnes qui veulent planifier une rencontre avec vous vont voir en hachuré les plages à l'extérieur de vos horaires de travail. De plus, si quelqu'un essaie de vous inviter à une réunion en dehors de vos heures de disponibilité, une icone (mauve avec une lune) apparaîtra vis-à-vis de votre nom dans l'invitation pour indiquer que c'est en dehors de vos plages de disponibilité.

Cette option était déjà existante. Une amélioration a été apportée récemment : vous pouvez désormais définir plusieurs plages d'heures de travail pour une même journée. Une façon pratique de préciser, si vous le souhaitez, à quelle heure vous avez l'habitude de prendre votre pause diner.

Comment faire?

  • Dans Agenda, cliquer sur l'icone Paramètres en haut à droite, puis sur Paramètres

  • Dans le menu à gauche, cliquer sur Heures de travail

  • Cocher la case au niveau de Activer les heures de travail, si ce n'est pas déjà fait

  • Définir vos heures de travail :

    • Sélectionner les heures pour votre première plage horaire. Si vous souhaitez définir 2 plages horaires pour la même journée (par exemple, une pour le matin et une pour l'après-midi), cliquer sur l'icone + à droite de la première place horaire et sélectionner les heures de cette deuxième plage horaire. Vous pouvez ajouter d'autres plages horaires pour cette même journée en cliquant sur l'icone +

    • Si vous souhaitez que vos plages de disponibilité soient les mêmes pour tous les jours de la semaine, cliquer sur l'option Copier les heures dans l'agenda de tous les autres jours

    • Si vous souhaitez avoir des plages de disponibilité différentes d'un jour à l'autre, sélectionner les heures pour chaque journée. Vous pouvez ajouter une autre plage horaire pour la même journée en cliquant sur l'icone +

  • Les heures de travail s'enregistrent automatiquement et sont alors visibles par les personnes de la Ville qui souhaitent organiser une rencontre avec vous

Créer une absence de bureau récurrente

Nouveauté du côté de l'absence du bureau dans Google Agenda. Il est maintenant possible de définir une récurrence pour une absence de bureau, avec les mêmes options de récurrence qui sont disponibles au niveau des rencontres. Une option intéressante lorsque vous êtes, par exemple, absent 3 semaines de suite le vendredi après-midi. Vous n'aurez alors à créer qu'un avis d'absence du bureau, plutôt que 3!

Rappel : lorsqu'une absence de bureau est définie dans l'agenda, cela avise vos collègues dans les applications Gmail, Clavardage, Agenda et Contacts au moment de votre absence. Pour plus d'informations.

Comment faire?

  • Créer votre absence de bureau comme à l'habitude

  • Pour ajouter la récurrence : cliquer sur la date. Cela affiche les options de récurrence

  • Au niveau du champ Ne pas répéter qui s'affiche en dessous de la date, sélectionner l'option de récurrence de votre choix. Comme pour les rencontres récurrentes, l'option Personnaliser offre plus de possibilités pour la récurrence, par exemple définir le nombre de répétitions de l'absence de bureau

  • Cliquer sur Enregistrer

Pour en savoir plus sur l'absence de bureau dans l'Agenda, consulter cette page

Et aussi! Découvrir la fonction "Réunions rapides"

La fonction Réunions rapides dans Google Agenda permet de modifier la durée des rencontres planifiées pour la raccourcir légèrement :

  • Les rencontres de 30 minutes sont planifiées pour 25 minutes

  • Les rencontres de 1 heure sont planifiées pour 50 minutes

  • etc.

Lorsque cette option est activée, vous avez toujours l'option de modifier les heures de la rencontre.

Cette fonction est une façon de planifier un peu d'air entre les rencontres!

Comment activer les réunions rapides?

  • Dans Agenda, cliquer sur l'icone Paramètres en haut à droite, puis sur Paramètres

  • Dans le menu à gauche, cliquer sur Paramètres des événements

  • Cocher la case au niveau de Réunions rapides

C'est aussi à cet endroit que vous pouvez définir la durée par défaut des rencontres (juste au dessus de Réunions rapides)