Astuce du 3 novembre

Gérer des listes de tâches ou d'activités à plusieurs

Pas toujours facile de gérer des listes d’activités ou de tâches pour plusieurs personnes! Plusieurs options sont disponibles pour des listes partagées avec les applications de Google Workspace.

Avec Google Keep

Deux fonctionnalités de Google Keep sont utiles pour créer et gérer des listes de tâches entre plusieurs personnes :

  • Le partage d'une note à une ou plusieurs personnes

  • Les cases à cocher

Comment faire?

  • Créer une nouvelle note, saisir le titre

  • Cliquer sur l'icone avec les 3 points en bas de la note

  • Cliquer sur l'option Afficher les cases à cocher

  • Écrire les différentes tâches/activités - le responsable peut être ajouté au niveau de chaque tâche/activité

  • Cliquer sur l'icone Collaborateur en bas de la note

  • Saisir le nom du ou des collaborateurs à ajouter à la note

  • Cliquer sur Enregistrer. Les collaborateurs reçoivent alors une notification par courriel

Tous les collaborateurs peuvent cocher la case de la tâche pour indiquer que celle-ci est terminée.

Remarque : si vous ajoutez un rappel dans la note (en cliquant sur l'icone de la cloche), celui-ci est visible par vous uniquement. Les autres collaborateurs n'auront pas ce rappel dans leur agenda.

Avec les salles de Clavardage dans Gmail

Lorsque vous activez le clavardage dans Gmail, cela affiche également les salles de clavardage dans votre messagerie.

Une fonctionnalité intéressante est alors disponible pour chaque salle : celle de créer des tâches dans la salle et de désigner un responsable parmi les membres de la salle.

Comment faire?

  • Aller dans la salle pour laquelle vous voulez créer une tâche

  • Cliquer sur l'onglet Tâches

  • Cliquer sur Ajouter une tâche de salle

  • Écrire le nom de la tâche (et une description au besoin)

  • Définir la date d'échéance en cliquant sur le bouton Ajouter une date/heure

  • Assigner la tâche à un membre de la salle en cliquant sur le bouton Attribuer

  • Cliquer sur Ajouter pour enregistrer la tâche

Lorsqu'elle est créée, la tâche apparaît dans le flux d'activité de la salle (onglet Chat).

Lorsqu'un responsable est défini pour une tâche, celle-ci est ajoutée automatiquement à la liste des tâches My tasks du Google Tâches de ce responsable.

Lorsqu'une tâche est terminée : elle peut être marquée comme terminée depuis Google Tâches ou depuis l'onglet Tâches de la salle de clavardage. Une notification apparaît alors dans le flux d'activité de la salle (onglet Chat).

Avec un chiffrier Feuilles de calcul

Une autre possibilité est d'utiliser un chiffrier Feuilles de calcul partagé avec les différentes personnes. Cela est pratique si vous souhaitez définir plus d'informations au niveau des tâches ou activités (ex : date de début, plusieurs statuts, contributeurs, etc.).

Les cases à cocher peuvent alors être utiles pour indiquer qu'une tâche est terminée. Elles permettent également de faire des filtres.