Astuce Agenda

Indiquez dans votre agenda d’où vous travaillez

Google a mis en place plusieurs options visant à faciliter le fonctionnement en mode hybride.

C'est le cas par exemple de la fonction Emplacement, de Google Agenda. Cette fonction vous offre la possibilité de partager à vos collègues quels jours vous serez en télétravail et ceux où vous travaillerez depuis le bureau.

Comment faire?

  • Dans Google Agenda, cliquer sur l'icone Paramètres en haut à droite, et sélectionner Paramètres dans les options qui s'affichent

  • Cliquer sur Heures de travail et emplacement dans le menu des paramètres situé à gauche, dans la section Général

  • Cocher la case Activer l'emplacement de travail

  • Si vous le souhaitez, vous pouvez définir pour chaque jour un lieu de travail à l'aide de la liste déroulante (il est ensuite possible de modifier le lieu de travail depuis votre calendrier)

  • Une fois les modifications enregistrées, retourner dans l'agenda en cliquant sur la flèche à gauche de Paramètres

  • Une barre s'affiche alors dans votre calendrier pour chaque jour, en dessous de la date. Si vous avez défini un lieu de travail dans les paramètres, il est visible à cet endroit.

Comment modifier le lieu de travail?

Il est possible à tout moment de définir ou modifier le lieu de travail directement depuis votre agenda (une fois l'option activée dans les paramètres de l'agenda) :

  • Cliquer sur la barre de l'emplacement de travail pour le jour en question

  • Sélectionner le lieu de travail approprié parmi les options disponibles

    • Pour définir une adresse en particulier, cliquer sur l'option Ailleurs, saisir l'adresse puis cliquer sur Ajouter. Cette adresse est ensuite visible par vos collègues.


Pour désactiver la fonction, aller dans les paramètres de l'agenda et décocher la case Activer l'emplacement de travail. Toutes les informations sur le lieu de travail seront alors effacées.

Que voient vos collaborateurs?

L'information de l'emplacement de travail est visible par les personnes qui souhaitent planifier une rencontre avec vous, de la même façon que l'est l'absence du bureau définie dans l'agenda.

Autre fonction visant à faciliter le modèle hybride

Une autre fonction de l'agenda Google permet de faciliter l'organisation de rencontre en modèle hybride : celle de préciser si vous participerez à la rencontre en personne ou en vidéoconférence. L'organisateur de la rencontre peut alors réserver une salle de rencontre appropriée. L'ensemble des participants voit aussi l'information.

Comment faire?

  • Dans Google Agenda, cliquer sur une rencontre ou une invitation à une rencontre

  • En bas de la fenêtre de la rencontre, cliquer sur la flèche à droite du bouton Oui, puis sélectionner le choix approprié

Remarques

  • Vous pouvez changer à tout moment votre réponse

  • Ces choix de réponse à une rencontre sont aussi disponibles dans le courriel d'invitation à la rencontre que vous recevez dans votre Gmail