Astuce Agenda & Documents

Prendre et partager plus facilement des notes pendant une rencontre

La prise de notes lors d'une rencontre est maintenant facilitée avec l'ajout d'un gabarit de notes de rencontre dans Documents, qui est lié à l'agenda Google. Le partage avec les participants de la rencontre se fait en un clic!

Comment cela fonctionne?

  • Le document de prise de notes peut être créé depuis l'application Documents ou depuis l'agenda

    • Seul l'organisateur de la rencontre peut créer le document depuis l'invitation Agenda

  • Les informations sur la rencontre vont être renseignées automatiquement, basées sur les données de l'invitation à l'agenda :

    • Participants

    • Date de la rencontre

    • Titre de la rencontre

    • Remarque : si des mises à jour de ces informations dans l'invitation Agenda sont faites après la création du document de notes, celui-ci ne sera pas mis à jour

  • Le partage du document avec les participants de la rencontre est proposé lors de la création du document de notes

  • Lorsque créé et partagé par l'organisateur de la rencontre, le fichier de prise de notes est ajouté automatiquement à l'invitation Agenda de la rencontre. Les participants peuvent donc le trouver facilement


Comment créer les notes de rencontre depuis l'invitation Agenda? (option disponible uniquement pour l'organisateur de la rencontre)

  • Cliquer sur l'invitation pour laquelle vous souhaitez prendre des notes

  • Cliquer sur l'option Prendre des notes de réunion (seul l'organisateur de la rencontre, tel qu'indiqué dans la liste des invités à la rencontre, voit cette option)

  • Cela créé un document, dans lequel les informations de la rencontre sont ajoutées automatiquement. Cliquer sur le bouton Partager, dans la fenêtre qui s'affiche à droite, pour que les autres participants puissent accéder au document.

  • Une fenêtre apparaît avec le niveau d'accès à donner aux participants de la rencontre. Le partage proposé par défaut est Modifier. Si vous ne souhaitez pas qu'ils puissent faire des modifications dans les notes de la rencontre, vous pouvez sélectionner le niveau d'accès Afficher (lecteur seule) ou Commentaire. Cliquer sur PARTAGER.

Remarque : il est aussi possible de créer le document de notes lors de la création d'une invitation dans Agenda, en cliquant sur Ajouter une description ou des pièces jointes, puis sur Créer des notes de réunion. Une fois l'invitation enregistrée, le fichier est créé, partagé aux participants invités et accessible par ceux-ci depuis l'invitation.

Que voient les participants de la rencontre une fois les notes créées par l'organisateur?

Les participants de la rencontre peuvent accéder simplement au document de notes de la rencontre depuis l'invitation qui se trouve dans leur agenda Google ou depuis le Meet de la rencontre, si l'organisateur leur a partagé le document.

Cela permet à tous les participants de pouvoir contribuer à la prise de notes pour la rencontre!

Par la suite, il est facile de retrouver les notes en y accédant depuis l'invitation Agenda.

Depuis l'agenda Google

Depuis le Meet de la rencontre

Comment créer les notes de rencontre depuis l'application Documents? (option disponible pour tous les participants à une rencontre)

  • Dans l'application Documents, créer un nouveau document.

  • Cliquer sur Insertion dans le menu, puis sur Composants principaux, puis sur Notes de réunion.

  • Sélectionner dans la liste qui s'affiche la rencontre pour laquelle vous souhaitez créer des notes (voir capture d'écran). Cela ajoute automatiquement les informations de la rencontre sélectionnée dans le document.

  • Cliquer sur le bouton Partager, dans la fenêtre qui s'affiche à droite, pour que les autres participants puissent accéder au document.

    • Si vous êtes l'organisateur de la rencontre, l'option qui s'affichera sera l'option Partager et joindre. Joindre fait référence à associer le document de notes à l'invitation Agenda de la rencontre.

  • Une fenêtre apparaît avec le niveau d'accès à donner aux participants de la rencontre. Le partage proposé par défaut est Modifier. Si vous ne souhaitez pas qu'ils puissent faire des modifications dans les notes de la rencontre, vous pouvez sélectionner le niveau d'accès Afficher (lecteur seule) ou Commentaire. Cliquer sur PARTAGER.

Autres informations sur cette fonctionnalité

  • Mise à jour de la rencontre après la création du document de notes associé : ces mises à jour ne vont pas être reproduites dans le document de notes, par exemple si le titre de la rencontre est modifié. De la même façon, si des participants sont ajoutés à la rencontre après la création du document, ceux-ci ne vont pas être ajoutés automatiquement à la liste des participants dans le document et le document ne leur sera pas partagé automatiquement. Il faudra alors penser à leur partager si besoin.

  • Pour les rencontres récurrentes : lorsqu'on créé un document de notes pour une rencontre récurrente, ce document va être ajouté à toutes les occurrences futures de la rencontre. Pour ajouter les informations Agenda spécifiques à une occurrence de la rencontre, cliquer sur Insertion dans le menu du document, puis Composants principaux, puis Notes de réunion, et sélectionner cette rencontre dans la liste qui s'affiche.

Bonnes pratiques

  • Déplacer le fichier à l'endroit adéquat en cliquant sur l'icone Dossier située à droit du nom du document (le document est automatiquement créé à la racine dans Mon disque lorsqu'il est créé depuis l'invitation Agenda)

  • Si pertinent, renommer le document. Le nom du document lorsqu'il est créé depuis l'invitation Agenda est "Notes - Titre de la rencontre".

    • Remarque : une fois le document ajouté dans l'invitation, le nom du document qui s'affiche dans l'invitation ne changera pas, même s'il est modifié.

Astuce

  • Pour des notes plus interactives, utiliser les icones intelligentes dans Documents! Pour en savoir plus.