Astuce

Organiser des rencontres avec un grand nombre de participants

Vous planifiez une rencontre avec beaucoup de participants et vous vous demandez quel outil utiliser pour tenir la rencontre?

Les options disponibles avec Google Meet

Deux possibilités avec Google Meet :

  • Une vidéoconférence classique

  • Une diffusion en direct : les participants sont comme des spectateurs, ils voient les présentateurs et le partage d'écran

Pour savoir quelle option est la plus appropriée pour votre rencontre, voici les questions à se poser :

  • Combien y-a-t-il de participants?

  • Est-ce que les participants ont une adresse Ville ou non?

  • Quelle est l'interaction souhaitée avec les participants?

Basé sur les réponses à ces questions, consulter ce tableau pour identifier l'option à utiliser pour votre rencontre :

Comparaison rencontre Meet et diffusion en direct

Organiser une rencontre Meet avec beaucoup de participants

Bonnes pratiques suggérées pour une expérience agréable

  • Activer les options de contrôle/modération de la rencontre (comment faire)

  • Promouvoir les présentateurs (et autres personnes qui parleront fréquemment pendant la rencontre) comme hôtes de la rencontre (comment faire)

  • Bloquer l'ouverture des micros par les participants (cela n'affectera pas l'ouverture du micro pour les hôtes de la rencontre) (comment faire)

    • S'il est nécessaire des participants interviennent temporairement pendant la rencontre, ils peuvent être promus hôtes le temps de leur intervention

  • Au niveau des interactions pendant la rencontre :

    • Utiliser l'option de questions/réponses de Meet plutôt que le clavardage pour prendre les questions des participants (comment faire). Cette option présente plusieurs bénéfices (option j'aime au niveau des questions, possibilités de tri et de filtre pour les hôtes, possibilité d'indiquer une question comme ayant été posée). Pour éviter que les participants utilisent le clavardage plutôt que les questions/réponses, il est possible de bloquer le clavardage (comment faire).

    • Réaliser des sondages en direct auprès des participants (comment faire). Une option intéressante pour prendre le pouls en temps réel!

  • À la fin de la rencontre, cliquer sur l'option Mettre fin à l'appel pour terminer la rencontre pour tous les participants (en savoir plus).

Organiser une diffusion en direct

Planifier la diffusion en direct

Deux rencontres sont à créer dans l'agenda pour planifier une diffusion en direct : une pour les présentateurs et une pour les participants ("spectateurs").

Comment faire?

Planifier la rencontre pour les présentateurs

  • Dans l'agenda, créer une nouvelle rencontre pour les date et heures souhaitées. Ajouter comme invités les personnes qui interviendront pendant la diffusion en direct. Cette rencontre sera celle des présentateurs (appelée rencontre A pour simplifier la suite des étapes).

  • Dans cette rencontre, afficher les détails de la conférence en cliquant sur la flèche à droite du bouton bleu Se joindre avec Google Meet.

  • Cliquer sur Ajouter une diffusion en direct (option située en bas).

  • Une fenêtre apparaît à l'écran. Cliquer sur Ajouter une diffusion en direct.

  • Le lien de la diffusion en direct est ajouté dans la rencontre. Cliquer sur l'icone Dupliquer vis-à-vis le lien pour le copier.

  • Enregistrer la rencontre et la fermer.

Planifier la rencontre pour les participants ("spectateurs")

  • Dans l'agenda, créer une nouvelle rencontre, aux mêmes dates et heures que la rencontre A.

  • Ajouter comme invités les participants ("spectateurs") de la diffusion en direct. Cette rencontre sera celle des participants (appelée rencontre B pour simplifier la suite des étapes).

  • Supprimer le lien de la conférence Google Meet (qui a été ajouté automatiquement à la rencontre) en cliquant sur la croix à droite du bouton bleu Se joindre avec Google Meet.

  • Coller le lien de la diffusion en direct (celui que vous avez copié dans la rencontre A) dans le champ Emplacement et/ou dans la description de la rencontre.

  • Enregistrer la rencontre

Participer à la rencontre

Pour les présentateurs

  • Dans l'agenda, cliquer sur la rencontre A

  • Cliquer sur le bouton Se joindre avec Google Meet

  • Une fois dans la rencontre, vous pouvez partager votre écran si besoin

  • Pour démarrer la diffusion en direct, cliquer sur Démarrer la diffusion en continu en haut de l'écran Meet, puis sur Commencer la réunion

Remarque : si vous souhaitez enregistrer la rencontre, vous devez cliquer sur les 3 points en bas à droite, puis sur l'option Enregistrer la réunion

Pendant la rencontre, vous pouvez voir le nombre de spectateurs connectés en haut à gauche.

Lorsque vous souhaitez finir la diffusion, cliquez sur le bouton rouge EN DIRECT en haut à gauche, puis sur Arrêter la diffusion en continu (à noter que si vous enregistrez la rencontre, ceci n'arrête pas l'enregistrement).

Pour les participants (spectateurs)

  • Dans l'agenda, cliquer sur la rencontre B

  • Cliquer sur le lien commençant par stream.meet.google pour assister à la rencontre

  • Si demandé, se connecter à son compte terminant par @montreal.ca

  • Une fois sur la page de la diffusion en direct, cliquer sur Lire

  • Au besoin, vous pouvez modifier la résolution en allant dans les paramètres en bas à droite de la vidéo