Astuce du 23 juin

Une solution de remplacement aux PDF intéressante!

Saviez-vous que, dans Google Disque, partager un document en lecture s'apparente à l'utilisation du format PDF et offre plusieurs avantages?

En effet, lorsqu'un document (au format Documents, Présentations ou Feuilles de calcul) est partagé en lecture, les personnes qui y accèdent peuvent uniquement le visionner et n'ont pas la possibilité d'y faire des commentaires ni de le modifier. Pour ces raisons, le fonctionnement s'apparente à celui d'un PDF.

Quels sont les avantages du partage en lecture seule?

Le partage d'un document Google (Présentations, Feuilles de calcul ou Documents) en lecture présente plusieurs avantages par rapport au partage d'un document en PDF :

  • Une mise à jour en temps réel : lorsqu'une mise à jour est faite dans le document, les personnes qui le consultent voient automatiquement cette version à jour, sans qu'il n'y ait besoin de partager une nouvelle version du document, contrairement à un document PDF qui doit être envoyé de nouveau lorsqu'il y a des mises à jour. Le document PDF est statique, alors que le document au format Google est dynamique. Cela implique donc moins d'actions à poser lors de mises à jour pour les éditeurs du document. Pour les lecteurs du document, cela signifie qu'ils accèdent toujours à la version la plus récente du document.

  • La possibilité d'obtenir des statistiques de consultation : les documents au format Google permettent, pour les personnes qui ont accès en édition, d'avoir des tendances relatives au nombre de vues du document, ce qui n'est pas possible dans un document PDF. C'est une option intéressante lorsqu'un document est partagé à un grand nombre de personnes et que vous souhaitez en connaître la fréquentation. Pour en savoir plus (voir section Suivre les tendances relatives au nombre de vues et aux commentaires)

  • Un affichage facilité depuis les applications Google : les documents au format Google s'ouvrent dans l'application associée lorsqu'on les ouvre dans un navigateur Internet, plutôt que dans une fenêtre de prévisualisation comme c'est le cas pour un document PDF. De plus, le fait que le document s'ouvre dans l'application permet aux lecteurs d'avoir différentes options au niveau de l'affichage, par exemple le fait d'utiliser des affichages filtrés dans un document au format Feuilles de calcul (c'est-à-dire de sélectionner l'information qu'ils affichent).

Exemple de statistiques de consultation pour un document

Comment partager en lecture seule?

  • Dans le document au format Documents, Feuilles de calcul ou Présentations, cliquer sur le bouton Partager en haut à droite (cela requiert un accès éditeur au document)

  • Deux options sont alors possibles :

    • Partager le document à des personnes ou des groupes en particulier : saisir le nom des personnes ou des groupes, cliquer sur la flèche à droite et choisir le niveau d'accès Lecteur (voir capture d'écran avec encadré en bleu)

    • Rendre le document accessible à l'ensemble des personnes ayant un compte terminant par @montreal.ca (cela signifie que les personnes qui auront le lien du document pourront le consulter) : cliquer sur l'option Partager avec Ville de Montréal au niveau de la section Obtenir le lien. Vérifier que le niveau d'accès est Lecteur. (voir capture d'écran avec encadré en jaune)

  • Cliquer sur le bouton Terminé

Dans quelles situations le format PDF est-il recommandé?

  • Le format PDF est à privilégier lorsque vous souhaitez partager un document sans possibilité de modification à des personnes de l'externe (c'est-à-dire qui n'ont pas de compte terminant par @montreal.ca), et que celles-ci n'ont pas de compte Google.

  • Le format PDF est également à privilégier lorsque vous partagez un document que les personnes doivent télécharger afin de compléter certaines sections (par exemple, un formulaire à signer)

Les points de vigilance

  • Les notes du présentateur (dans une présentation) ou les commentaires ouverts (dans tout type de document au format Google) sont visibles par les lecteurs (comme c'est le cas dans les documents PDF si le document original contient des commentaires ouverts).

  • Lorsque des éditeurs font des mises à jour dans le document : il faut être conscient que, s'il y a des lecteurs dans le document, ceux-ci vont voir les mises à jour se faire en temps réel. S'il s'agit de mises à jour importantes, une bonne pratique est de les faire lorsqu'il n'y a pas de lecteur dans le document.

  • Lorsque le document en lecture est stocké dans un disque partagé, tous les membres ayant un rôle Contributeur, Gestionnaire de contenu ou Administrateur au niveau du disque partagé peuvent modifier le document. Quand un document est partagé en lecture à un grand nombre de personnes, une bonne pratique est de définir des façons de faire pour éviter que certains membres du disque partagé fassent des modifications par erreur dans ledit document (par exemple, ajouter dans le titre du document la mention Partagé).

Pour mieux comprendre le partage dans Google Disque

Visionnez l'enregistrement du webinaire Collaborer avec Google Disque : le partage expliqué!