Astuce du 21 avril

Utilisez le lien Internet d'un document pour le partager

Saviez-vous que le lien Internet (URL) d'un document dans Disque peut être partagée aux collaborateurs qui ont accès au document pour leur permettre de le retrouver facilement?

Dans un document ouvert avec une application de la suite bureautique de Google (Documents, Présentations, Feuilles de calcul, etc.)

Le lien Internet du document, soit le lien qui se trouve dans la barre d'adresse du navigateur Google Chrome, peut être copiée (en utilisant le raccourci clavier ctrl + C, ou bien en faisant un clic droit avec la souris, puis en sélectionnant l'option Copier).

Une fois copié, ce lien peut être partagé à d'autres personnes.

Important : seules les personnes qui ont accès au document seront en mesure d'ouvrir le document, selon le niveau d'accès qui leur a été octroyé (lecture, commentaires ou modification).

Les personnes avec qui le document n'est pas partagé ne pourront pas y accéder, même si elles disposent du lien.

Note : si le partage par lien est activé pour le document, tous ceux qui ont le lien pourront le consulter.

Vous pouvez partager le lien (en le collant) de différentes façons :

  • Dans un courriel : le document apparaîtra alors comme une pièce jointe une fois le message envoyé
  • Dans un clavardage Hangouts
  • Dans la description d'une rencontre dans Agenda
  • Dans un autre document

Pour les autres documents

Les documents stockés sur Disque qui ne sont pas dans les formats natifs de Google s'ouvrent dans une page de prévisualisation (c'est-à-dire avec un bandeau noir autour du document). C'est le cas par exemple des documents au format PDF, des photos ou encore des vidéos.

Il est aussi possible de partager le lien de documents de ce type pour en faciliter l'accès.

Pour obtenir le lien Internet d'un document en prévisualisation, il faut faire une manipulation supplémentaire pour ouvrir le document dans une nouvelle fenêtre (ou un onglet différent) :