Astuce du 17 février

Une nouvelle façon de partager des documents avec des collaborateurs externes

Jusqu'à présent, pour partager un document ou un dossier avec un collaborateur externe n'ayant pas une adresse courriel terminant par @montreal.ca, il était nécessaire que ceux-ci créent un compte Google associé à leur adresse professionnelle.

Une nouvelle option est désormais disponible. Elle ne nécessite pas la création d'un compte Google et répond aux critères de sécurité de la Ville. Il s'agit du partage "visiteur".

Avec cette option, le visiteur reçoit par courriel une invitation à consulter ou collaborer dans le fichier ou dossier. Il doit valider son identité à l'aide d'un code de vérification. Il peut ensuite collaborer sur le fichier ou le dossier partagé pendant sept jours. Après cette période, il doit de nouveau valider son identité s'il souhaite continuer à travailler dans le fichier ou dossier.

Partager un document ou un dossier à un "visiteur"

Comment faire?

  • Cliquer sur le bouton Partager dans le fichier que vous voulez partager (ou faire un clic droit au niveau du dossier que vous voulez partager, puis cliquer sur l'option Partager)

  • Dans la fenêtre de partage, saisir l'adresse courriel de la personne à qui vous souhaitez partager le document

  • Choisir le niveau d'accès approprié (Lecteur, Commentateur, Éditeur)

  • Laisser la case Notifier les contacts cochée (sinon cela ne fonctionnera pas)

  • Si nécessaire, ajouter un message à l'endroit prévu à cet effet

  • Cliquer sur le bouton Envoyer

Remarque : le partage visiteur fonctionne uniquement pour donner accès à un fichier ou un dossier, mais pas pour ajouter un membre dans un disque partagé. Pour ajouter une personne de l'externe comme membre d'un disque partagé, celle-ci doit avoir un compte Google (voir plus bas autre option disponible pour le partage).

Combien de temps dure ce partage?

Une fois le document ou dossier partagé, le visiteur pourra y accéder au document et collaborer dedans en fonction du niveau d'accès que vous lui avez attribué (lecteur, commentateur, éditeur). Une fois son identité validée, il peut collaborer dans le document pendant 7 jours. S'il a besoin de collaborer plus longtemps, il doit utiliser le lien fourni dans le courriel de partage d'origine pour valider à nouveau son identité. Il peut donc collaborer au document tant et aussi longtemps que vous ne retirez pas son accès au document. Il devra par contre s'authentifier tous les 7 jours. Il est suggéré de retirer son accès une fois que sa contribution est réalisée.

Que se passe-t-il si on partage plusieurs documents?

Si vous partagez plusieurs documents au même visiteur, il aura besoin de valider son identité une seule fois, et non pas une fois par document. Comme indiqué plus haut, cette validation d'identité est valable pour 7 jours, au-delà desquels il devra confirmer de nouveau son identité en cliquant sur le lien d'un des courriels de partage d'origine.

Quelle est l'autre option disponible pour le partage à des collaborateurs n'ayant pas d'adresse terminant par @montreal.ca?

L'autre option est que votre collaborateur crée un compte Google public avec son adresse courriel professionnelle (ex. prenom.nom@entreprise.qc.ca). Vous pourrez ensuite partager votre document ou dossier à cette adresse. Cette option peut être intéressante pour les collaborateurs avec qui vous travaillez sur une base régulière, puisqu'elle leur permet de créer des documents et de ne pas avoir à valider leur identité tous les 7 jours. C'est également cette procédure qui permet d'ajouter un collaborateur externe comme membre d'un disque partagé.

Consultez la procédure de création d'un compte public (procédure à télécharger puis à envoyer en pièce jointe d'un courriel à vos collaborateurs externes qui vont créer un compte Google public avec leur adresse professionnelle)

Rappel - Bonnes pratiques concernant le partage de documents ou de dossiers

Parmi les questions à se poser avant de partager un fichier ou un dossier, il est suggéré de porter une attention particulière à celles-ci dans le cadre d'un partage avec des "visiteurs" :

  1. Quelles sont les actions attendues de la part des visiteurs avec qui je souhaite partager le document? (lecture, commentaires/suggestions ou modifications)

  2. Pendant combien de temps les visiteurs doivent-ils avoir accès au document? (rappel pour retirer les accès)

  3. Est-ce que mon document contient des informations sensibles ou à usage restreint qui ne doivent pas être partagées à d'autres personnes que celles identifiées par le propriétaire ou créateur du document? (restreindre la possibilité de partage supplémentaire, d’impression et de copie)

Collaborer en tant que visiteur

Que se passe-t-il pour le visiteur à qui vous partagez un document ou un dossier?

  • Il reçoit un courriel de partage dans sa messagerie

  • Il doit cliquer sur le lien présent dans le courriel

  • Pour vérifier son identité, il reçoit un code de vérification par courriel

  • Il doit copier coller ce code pour accéder au document ou dossier

Une fois ceci fait, il peut accéder au(x) document(s) ou dossier partagé(s) pendant une durée de 7 jours. Passé ce délai, il faut retourner dans le courriel de partage et recommencer la procédure de validation d'identité.

Ces étapes sont documentées dans cette procédure. Vous pouvez la télécharger et l'envoyer en pièce jointe d'un courriel au "visiteur" pour l'informer du fonctionnement.