Diffusez simplement des gabarits à vos collègues
Saviez vous qu’il existe une façon simple de partager un gabarit à vos collègues, en toute autonomie?
Comment faire?
Pour diffuser un gabarit à vos collègues, il faut utiliser le lien URL du document Google, y apporter une petite modification et leur partager.
La modification à faire dans le lien URL est la suivante : remplacer edit (qui se trouve à la fin du lien) par template/preview.
À partir de ce lien modifié, vos collègues peuvent consulter le modèle et facilement en faire une copie. Cette copie devient un document distinct et non lié à la version originale. Les modifications apportées par la suite à la version originale ne seront pas reflétées dans la copie.
Par exemple :
Si le lien du document original est le suivant : https://docs.google.com/document/d/12345678qwertyuioASDFGHJ/edit
Le lien pour partager à vos collègues est : https://docs.google.com/document/d/12345678qwertyuioASDFGHJ/template/preview
Ce lien peut être envoyé par courriel, par clavardage ou être intégré dans un document ou une page intranet/Web.
Pour quel type de document cela fonctionne?
Cela fonctionne pour les documents au format Google, à savoir :
Document au format Documents
Document au format Présentations
Tableau au format Feuilles de calcul
Sondage au format Formulaires
Quels sont les paramètres de partage qui doivent être utilisés?
Si le document est hébergé dans un disque partagé (recommandé)
Les personnes/groupes à qui vous voulez partager le gabarit doivent avoir accès au minimum en lecture au document
Les options de téléchargement, impression et copie doivent être activées pour les lecteurs
Le paramètre du disque partagé doit permettre cette option (vérifier avec l'administrateur du disque)
Ces options doivent également être activées sur le document
Autre possibilité pour le partage : si le document/gabarit ne contient pas d'informations sensibles, vous pouvez activer le partage par lien à tous les utilisateurs du domaine montreal.ca, en lecture. Vous devez toutefois préalablement vérifier avec l'administrateur du disque partagé que le paramètre permettant le partage aux non membres est activé.
Paramètres du disque partagé :
Partage au niveau du document :
Si le document est hébergé dans Mon Disque
Les personnes/groupes à qui vous voulez partager le gabarit doivent avoir accès au minimum en lecture au document
Les options de téléchargement, impression et copie doivent être activées pour les lecteurs
Autre possibilité pour le partage : si le document/gabarit ne contient pas d'informations sensibles, vous pouvez activer le partage par lien à tous les utilisateurs du domaine montreal.ca
Utilisez le gabarit d'un collègue
Lorsqu'un collègue vous partage le lien d'un gabarit, vous allez être redirigé vers une page pour permettant de consulter le gabarit (voir copie d'écran). Pour l'utiliser et en faire une copie, cliquez sur le bouton Utiliser le modèle.
Bonnes pratiques
Renommer le fichier
Déplacer le fichier à l'endroit adéquat (la copie est automatiquement créée à la racine dans Mon disque)
Autres modifications possibles du lien URL
Sur le même principe, il existe d'autres modifications qui peuvent être apportées en remplaçant le /edit qui se trouve à la fin du lien URL d'un document Google :
Modification à apporter à la fin du lien URL
Remplacer /edit par /copy : cela permet la création d'une copie.
Remplacer /edit par /preview : cela permet d'afficher en prévisualisation.
Lorsqu'un collègue clique sur le lien modifié
Il est automatiquement dirigé vers une page où il peut créer une copie du document et l’éditer sans affecter la version originale. La différence avec l'option /template/preview expliquée plus haut est qu'il ne peut pas consulter le document avant d'en créer une copie.
Pour faire une copie du document, il faut cliquer sur le bouton Créer une copie.
Le document s'affiche en mode prévisualisation, c'est-à-dire sans le menu et les options de l'application concernée (Documents, Présentations, Feuilles de calcul).
Aucune action n'est donc possible pour la personne qui accède au document avec cet affichage en prévisualisation.