Astuce Meet

Participer à une rencontre en mode hybride - Astuces!

Il vous arrive de participer depuis une salle de réunion à des rencontres auxquelles certaines personnes assistent en vidéoconférence? Certaines astuces peuvent vous permettre de bénéficier d'une expérience plus agréable!

Découvrir les équipements de vidéoconférence existants

Plusieurs salles de la Ville sont équipées avec du matériel de vidéoconférence, visant à faciliter les rencontres en mode hybride. Voici les équipements les plus courants :

  • Google Meet Kit : équipement complet 100% intégré à la suite Google Workspace, pratique et facile d'utilisation (salles moyennes ou grandes)

  • Écrans 32 pouces, avec caméra, micro et haut-parleur intégrés (salles petites à moyennes)

  • Pieuvre, permettant d'obtenir un son de qualité pour les personnes assistant par vidéoconférence (salles petites à moyennes)

Équipement vidéoconférence salle de rencontre

Vous êtes l'organisateur de la rencontre? Réservez une salle avec un équipement de vidéoconférence

Saviez-vous que, lorsque vous réservez une salle avec Google Agenda, vous pouvez avoir des informations plus détaillées sur la salle (capacité, équipement, etc.)? Cela vous permet de choisir une salle équipée pour la vidéoconférence et adaptée au nombre de personnes qui assisteront à la rencontre depuis la salle.

Comment faire?

  • Dans l'invitation à la rencontre, cliquer sur Ajouter des salles

  • Au besoin, cliquer sur l'icone avec les personnes pour ajuster le nombre de places requises dans la salle (en fonction du nombre de personnes qui assisteront à la rencontre en personne dans la salle)

  • Cliquer sur l'icone avec la caméra pour afficher uniquement les salles équipées pour la vidéoconférence

  • Une liste de salles disponibles correspondant à ces critères s'affiche. Pour obtenir plus de détails sur une salle en particulier, placer votre souris dessus

  • Sélectionner la salle souhaitée. Si aucune salle ne convient, cliquer sur Parcourir toutes les salles et ressources

  • Poursuivre la création de l'invitation puis cliquer sur le bouton Enregistrer

Remarque :

Il se peut que, pour certaines salles équipées de matériel de vidéoconférence, les informations ne soient pas à jour dans Google Agenda. Si c'est le cas, une demande de service peut être faite pour compléter les informations. Pour cela, votre représentant client doit compléter la demande Catégorie GSUITE - Ressource agenda (10 jours) Ajouter, modifier ou supprimer une ressource dans l’agenda de GSuite (Bâtiment, Salle, Véhicule, Projecteur, etc.) dans le libre-service informatique.

Astuces pour des rencontres hybrides efficaces

Vous participez à la rencontre depuis une salle équipée d'un Google Meet Kit, d'un écran 32 pouces ou d'un autre équipement complet

Vous souhaitez voir le partage d'écran plus proche, lever la main pour prendre la parole, interagir dans le clavardage ou répondre à un sondage? Utilisez le mode compagnon de Google Meet depuis votre ordinateur portable!

Comme vous êtes dans une salle équipée de vidéoconférence, le micro et la caméra utilisés si vous parlez sont ceux de la salle. L'avantage du mode compagnon est que vous pouvez suivre la rencontre sur votre ordinateur sans avoir à gérer de problèmes de son (écho/retour audio), car le micro est désactivé par le mode compagnon, et que vous pouvez interagir facilement au travers des options du Meet, comme les participants qui sont en vidéoconférence.

Lorsque vous vous connectez en mode compagnon sur votre ordinateur portable, vous pouvez :

  • partager votre écran ou voir le partage d'écran d'un autre participant

  • utiliser le clavardage de la rencontre

  • répondre à des sondages, utiliser la fonction questions/réponses

  • gérer les commandes de l'organisateur

Si vous souhaitez parler durant la rencontre en utilisant votre propre caméra plutôt que celle de la salle : il faut utiliser Meet de la façon habituelle, plutôt que d'utiliser le mode compagnon. Dans ce cas, il est important de désactiver votre micro et de fermer le son de votre ordinateur avant de vous connecter au Meet depuis votre ordinateur (pour éviter les échos/retours audio).


Utiliser le mode compagnon pour participer à une rencontre

Comment faire?

  • Dans l'invitation Agenda à la rencontre, cliquer sur Se joindre avec Google Meet (ou cliquer sur la rencontre depuis la page meet.google.com)

  • Sur la page d'accueil de la rencontre, cliquer sur Utiliser le mode compagnon en dessous de "Autres options de connexion"

Le visuel du Meet avec le mode compagnon

L'apparence du Meet est différente lorsqu'on utilise le mode compagnon. En particulier :

  • Les boutons permettant d'activer le micro et la caméra ne sont pas visibles (puisque ce sont ceux de la salle qui sont utilisées)

  • Les tuiles avec les vidéos des autres participants ne sont visibles, celles-ci sont disponibles sur l'écran de la salle. Par contre, le partage d'écran (s'il y en a) est visible, tout comme la liste des participants est accessibles.

Les autres options "classiques" du Meet sont présentes (lever de la main, partage d'écran, clavardage, activités, etc.)

Vous participez à la rencontre depuis une salle équipée d'une pieuvre

Lorsque plusieurs personnes sont connectées à une rencontre Meet dans un même endroit, le son et le micro doivent être activés sur un seul ordinateur/périphérique (par exemple, la pieuvre).

  • Si le périphérique est branché sur votre ordinateur : vérifier que c'est bien ce périphérique qui est sélectionné dans les paramètres audio du Meet. Cela peut être fait

    • avant d'entrer dans le Meet en cliquant sur le bouton Vérifier votre son et votre vidéo (voir encadré bleu sur la capture d'écran)

    • OU une fois dans le Meet, en cliquant sur l'icone Plus d'options (icones avec les 3 pointes, à gauche du bouton Raccrocher), puis sur Paramètres

  • Si le périphérique n'est pas branché sur votre ordinateur : il est important de réaliser les deux actions suivantes pour éviter des problèmes d'échos/retours de son :

    • Désactiver votre micro avant d'entrer dans le Meet (voir encadré vert sur la capture d'écran)

    • Fermer le son de votre ordinateur avant d'entrer dans le Meet (voir deuxième capture d'écran)