Astuce

Plus de contrôles dans vos rencontres Meet

Désactiver les micros de l'ensemble des participants d'une rencontre, empêcher les participants de partager leurs écrans ou d'utiliser le clavardage : ces options permettant un plus grand contrôle lors de vos vidéoconférences Meet sont maintenant disponibles!

Des contrôles pour l'hôte de la rencontre

L'ensemble des contrôles/options de modération sont disponibles pour l'hôte de la rencontre.

Qui est l'hôte de la rencontre?

  • Par défaut, c'est l'organisateur de la rencontre, tel que mentionné dans l'invitation qui se trouve dans Google Agenda.

  • Il est possible de nommer, pendant la rencontre, jusqu'à 25 participants comme co-hôtes. Ils pourront alors réaliser les mêmes actions que l'organisateur de la rencontre.

  • Astuce : si vous êtes hôte d'une rencontre, une icone avec un cadenas apparaît en bas à droite de votre page Meet (voir image à droite)

Quelles actions peut poser un hôte pendant une rencontre?

  • Désactiver les micros de l'ensemble des participants en un clic

  • Bloquer le partage d'écran pour les participants (les hôtes peuvent continuer à partager leur écran)

  • Bloquer le clavardage pour les participants (les hôtes peuvent utiliser le clavardage, l'ensemble des participants verra les messages)

  • Bloquer le micro et/ou la caméra des participants (les hôtes peuvent les activer, les participants "réguliers" ne pourront pas)

  • Modifier les paramètres d'accès à la rencontre, pour les rendre plus restrictifs

  • Si les paramètres de contrôle sont activés, seuls les hôtes peuvent lancer l'enregistrement d'une rencontre

  • Lancer un sondage

  • Gérer les questions/réponses

  • Répartir les participants en sous-groupes

  • Finir la rencontre pour l'ensemble des participants

Utiliser les options de contrôle/modération pendant la rencontre

Par défaut, les options de modération (appelées gestion de l'hôte ou commandes de l'hôte) sont désactivées. L'organisateur de la rencontre doit donc les activer pour pouvoir les utiliser. Il/elle doit également les activer pour pouvoir nommer un ou plusieurs autres hôtes pour la rencontre.

Comment activer ces options?

  • Cliquer sur l'icone Commandes de l'hôte (avec le cadenas) en bas à droite de la page Meet

  • Cliquer sur le bouton Gestion de l'hôte

Remarque : lorsque ces options sont activées, seul l'hôte (et les co-hôtes s'il y en a) peuvent démarrer l'enregistrement d'une rencontre.

Comment désactiver le partage d'écran, le clavardage, le micro ou la caméra pour les participants?

  • Cliquer sur l'icone Commandes de l'hôte (en bas à droite de la page Meet)

  • Ces options se retrouvent en dessous de la section Gestion de l'hôte. Cliquer sur l'option de votre choix pour la désactiver

  • Remarque : ces options sont aussi disponibles en haut de l'onglet Personnes (en cliquant sur Commandes de l'hôte)

  • Lorsqu'on désactive ces options, cela affecte uniquement les participants "réguliers" de la rencontre. Les hôtes de la rencontre peuvent continuer à les utiliser

Comment désactiver les micros de l'ensemble des participants?

  • Cliquer sur l'icone Afficher tout le monde (en bas à droite de la page Meet)

  • Cliquer sur l'option Son désactivé pour tous les participants, disponible en haut de l'onglet Personnes

Comment nommer un autre hôte?

  • Cliquer sur l'icone Afficher tout le monde (en bas à droite de la page Meet)

  • Cliquer sur les 3 points à droite du nom de la personne que vous souhaitez nommer hôte

  • Cliquer sur l'option Attribuer les commandes de l'hôte

  • Remarque : les hôtes doivent être nommés pendant la rencontre. Ils ne peuvent pas l'être avant le début de la rencontre

  • Jusqu'à 25 participants peuvent être nommés co-hôtes

Utiliser l'option de contrôle pour l'accès à la rencontre

Autre possibilité désormais disponible : celle de restreindre l'accès à la rencontre. Par défaut, n'importe quelle personne de la Ville qui a le lien Meet d'une rencontre peut y accéder. Il est possible de restreindre l'accès automatique à la rencontre aux personnes invitées à la rencontre dans Google Agenda. Les personnes non invitées doivent dans ce cas être autorisées à entrer dans la rencontre par un hôte.

Ces contrôles sont regroupés sous l'option Accès rapide dans Meet.

Par défaut, cette option est activée : cela signifie que toutes les personnes de la Ville peuvent rejoindre automatiquement la rencontre (elles peuvent donc accéder rapidement à la rencontre!).

Si l'hôte de la rencontre désactive cette option :

  • L'hôte doit rejoindre la rencontre en premier, pour que les participants invités puissent la rejoindre

  • Seuls les participants de la Ville invités dans Google Agenda peuvent rejoindre la rencontre automatiquement

  • Les participants non invités dans Google Agenda doivent être autorisés par un hôte pour accéder à la rencontre

Comment désactiver l'accès rapide?

  • Depuis Google Agenda :

    • Dans une invitation en création ou une invitation déjà créée dont vous êtes l'organisateur, cliquer sur l'icone de paramètres au niveau du bouton bleu Se joindre avec Google Meet

    • Décocher la case devant Accès rapide

    • Cliquer sur le bouton Enregistrer

    • Ces actions doivent être faites avant le début de la rencontre

  • Depuis la rencontre Meet :

    • Cliquer sur l'icone Commandes de l'hôte (avec le cadenas) en bas à droite de la page Meet

    • Cliquer sur le bouton au niveau de Accès rapide pour le désactiver (le bouton deviendra gris)

Et pour clôturer la rencontre?

Avec le déploiement de ces nouvelles options, les hôtes d'une rencontre ont maintenant deux possibilités :

  • Quitter la rencontre (comme les autres participants)

  • Quitter la rencontre et terminer la rencontre pour tous les participants qui y sont connectés. La rencontre sera donc finie automatiquement pour l'ensemble des participants, sans qu'ils aient besoin de cliquer sur le bouton Terminer l'appel

Comment terminer la rencontre pour tous les participants?

  • Dans la rencontre Meet, cliquer sur le bouton Terminer l'appel

  • Cliquer sur l'option Mettre fin à l'appel

Remarque : cette option est disponible pour les hôtes de la rencontre uniquement

Une application pour Google Meet

Une application est maintenant disponible pour Google Meet, qui offre les mêmes fonctionnalités que lorsqu'on utilise Meet dans Chrome, et qui permet de retrouver plus facilement votre page Meet.

L'application peut être installée de façon autonome par les employés, en suivant ces étapes :

  • Dans Google Chrome, aller à meet.google.com

  • Cliquer sur l'icone Installer, qui apparaît à droite de la barre d'adresse du navigateur

  • Cliquer sur le bouton Installer

  • L'application Meet s'affiche dans la barre d'applications, et un raccourci est ajouté sur le bureau de l'ordinateur

L'intérêt de cette application est qu'elle est visuellement différente des autres pages web qui pourraient être ouvertes sur votre ordinateur, grâce à un bandeau bleu situé en haut de l'application. Il est donc plus facile de retrouver votre Meet lorsque vous avez plusieurs pages ou applications ouvertes sur votre ordinateur.

De plus, lorsque l'application est ouverte, elle est visible dans la barre des tâches de votre ordinateur (voir image). Vous pouvez alors afficher rapidement Meet en cliquant dessus depuis la barre des tâches.

Astuce : épingler l'application Meet à la barre des tâches pour qu'elle soit toujours visible, et qu'il soit plus aisé de l'ouvrir.