Fonctionnement et installation sur un cellulaire, une tablette ou à distance

Fonctionnement pour les cellulaires, les tablettes et l'accès à distance

MISE À JOUR IMPORTANTE - COVID-19 : il est temporairement possible d'utiliser la suite bureautique G Suite depuis un ordinateur personnel. Pour cela, merci de remplir ce formulaire de consentement.

Vous avez besoin du jeton Ville pour accéder depuis un ordinateur personnel. Si vous ne l'avez pas déjà installé, suivez les instructions de l'étape 1 pour le faire.

Le jeton Ville

Pour augmenter la protection des données des employés et de la Ville, un niveau de sécurité supplémentaire a été mis en place pour les comptes Google @montreal.ca, soit l’authentification à deux facteurs.

Cela signifie concrètement que, en fonction de l’endroit d’où vous vous connectez, un code, aussi appelé deuxième facteur d'authentification, peut vous être demandé lors de votre connexion, en plus de votre mot de passe :

  • Connexion sur le réseau interne de la Ville : aucun code supplémentaire dans les cas suivants : connexion filaire, Wi-Fi VDM-Corporatif, connexion VPN (avec le jeton RSA), connexion en arrondissement et au SPVM

  • Connexion hors du réseau interne de la Ville ou avec un appareil mobile : code supplémentaire nécessaire au moyen de l’application Google Authenticator installée sur un appareil mobile (cellulaire ou tablette) dans les cas suivants ⇨ Wi-Fi MTLWifi, Wi-Fi au domicile, réseau cellulaire, etc.

S’il vous arrive de consulter Gmail ou les applications de la G Suite à l’extérieur du réseau de la Ville (accès à distance depuis un ordinateur) ou depuis votre appareil mobile, il est nécessaire d’installer le jeton Google Authenticator sur votre appareil mobile, en suivant les étapes décrites plus bas.

Le jeton Ville (code à 6 chiffres) sera à utiliser à chaque fois que vous verrez l'image à droite sur votre ordinateur ou appareil mobile.

À noter que vous devez installer le jeton Ville sur un appareil mobile si vous souhaitez accéder à Gmail ou aux autres applications de la suite Google de l'extérieur du bureau, même si vous ne voulez pas configurer Gmail ou autre application sur votre cellulaire. Dans ce cas, complétez uniquement l'étape 1.

Étape 1 - Installation du jeton Ville

L'installation du jeton Ville se fait en utilisant l'application Google Authenticator (à télécharger depuis l'App Store ou le Play Store). Une fois le jeton installé, l'application génère un code dynamique qui change toutes les 30 secondes, équivalent à un jeton RSA.

Ce jeton s'installe sur un seul appareil mobile (cellulaire ou tablette), et le code généré doit être utilisé lors de la connexion, lorsque demandé, quelque soit l'appareil utilisé (tablette, ordinateur, etc.). Par exemple, le jeton installé sur un iPhone servira lorsque le deuxième facteur d'authentification sera demandé sur un ordinateur ou encore lors de la configuration d'un iPad.

Il est recommandé d'installer le jeton sur un appareil que vous avez en général avec vous lorsque le deuxième facteur d'authentification pourrait vous être demandé, comme par exemple un cellulaire professionnel.

ACTION

COMMENT FAIRE

A- Installer l'application Google Authenticator sur l'appareil mobile (cellulaire ou tablette) choisi

B- Installer le jeton Ville sur l'appareil mobile (cellulaire ou tablette) choisi

Il existe 2 façons de faire différentes pour installer le jeton sur l'appareil mobile :

  • En utilisant un ordinateur et l'appareil mobile

  • En utilisant uniquement l'appareil mobile (à utiliser si vous n'avez pas d'ordinateur)

Choisissez la façon de faire qui correspond le mieux à votre situation.

Remplacement de votre cellulaire

Pour installer le jeton sur un nouvel appareil, installer l'application Google Authenticator sur le nouvel appareil (action A plus haut) puis suivre ces étapes, en ayant en main les 2 appareils. Une fois le jeton transféré, n'oubliez pas de supprimer le jeton Ville de l'ancien appareil.

Étape 2 - Connexion au compte Google sur votre appareil mobile (cellulaire ou tablette)

Pour la plupart des employés, il est nécessaire de télécharger un profil et de l'installer dans l'application Google Device Policy (MDM de Google) pour utiliser Gmail et les autres applications de la G Suite avec votre compte prenom.nom@montreal.ca sur un appareil mobile.

IMPORTANT : vous devez avoir préalablement complété l'étape 1 avant de connecter votre compte Google à votre appareil mobile, soit avoir installé le jeton Ville sur un appareil mobile.

Les actions à poser pour configurer le compte @montreal.ca sur un appareil mobile peuvent varier en fonction de votre situation.

Prenez connaissance des informations qui correspondent à votre situation :

SITUATION

COMMENT FAIRE

SITUATION 1 - Je veux utiliser Gmail et Agenda sur un iPhone ou iPad

A- Installer l'application Google Device Policy sur votre iPhone ou iPad

B- Configurer votre compte @montreal.ca sur l'iPhone pour Gmail et Agenda

SITUATION 2 - Je veux utiliser Gmail et Agenda sur un iPhone et/ou un iPad (je suis un élu, un contremaître, je travaille pour Informarquage ou à la gestion animalière)

A- Configurer votre compte @montreal.ca sur l'iPhone

et/ou

B- Configurer votre compte @montreal.ca sur l'iPad (en utilisant le jeton Ville installé sur l'iPhone)

Les étapes sont montrées pour Gmail, il faut suivre le même cheminement pour l'application Google Calendar ou toute autre application de la suite Google.

SITUATION 3 - Je veux utiliser Gmail et Agenda sur un appareil Android

A- Télécharger l'application Google Device Policy dans le Play Store

B- Configurer l'application. Il est requis de créer un profil professionnel

SITUATION 4 - Je veux utiliser Gmail et Agenda sur un iPhone ou iPad et je travaille dans l'arrondissement Anjou ou Saint-Laurent

Les étapes sont montrées pour Gmail, il faut suivre le même cheminement pour l'application Google Calendar ou toute autre application de la suite Google