Les rôles dans une boite partagée Google Groupes

  • Les personnes qui font partie d’un groupe sont appelées les membres

  • Certains membres ont des droits particuliers : ce sont les propriétaires

    • Ils peuvent gérer la liste des membres, c’est-à-dire ajouter ou supprimer des membres

    • Ils peuvent aussi changer les paramètres du groupe (modifier qui peut écrire au groupe, ajouter une réponse automatique, etc.)

    • Ils peuvent supprimer le groupe

Utiliser la boite partagée/collaborative (pour les membres et propriétaires)

Webinaire sur le fonctionnement des boîtes partagées dans Groupes

Les fonctionnalités à essayer dans la nouvelle interface de Groupes

Les fonctionnalités suivantes sont maintenant disponibles dans Groupes :

  • Les étiquettes

  • L’affectation des messages aux membres du groupe

  • L'option de marquer une conversation comme terminée ou ne nécessitant aucune action

Visionnez les vidéos plus bas pour en savoir plus sur leur fonctionnement!

Vidéos sur le fonctionnement

Spécificité des boites partagées dans Google Groupes : une copie des messages reçus et envoyés par la boite partagée est envoyée dans votre courriel Gmail

Le message que vous recevez dans votre Gmail de la Ville est une copie du message reçu/envoyé à la boite partagée. Vous pouvez le classer dans votre Gmail ou le supprimer sans que cela n'ait d'impacts sur le message qui se trouve dans la boîte partagée dans Groupes (si vous le supprimez de votre Gmail, ça ne le supprimera pas de la boite partagée).

IMPORTANT : si vous répondez à un message envoyé à la boite partagée depuis votre Gmail, il faut impérativement mettre l'adresse de la boite partagée en copie du message, pour que le message se retrouve dans la boite partagée dans Groupes et que les autres membres y aient accès. Si la boite partagée n'est pas en copie du message, les autres membres de la boite partagée ne verront pas le message et il ne se retrouvera pas dans les messages de la boite partagée dans Groupes. Pour cette raison, il n'est pas recommandé de répondre aux messages de la boite partagée depuis votre Gmail, mais plutôt de le faire depuis l'application Groupes.

Le fait de recevoir une copie des messages dans votre Gmail s'appelle l'abonnement dans Groupes. En tant que membre d'une boite partagée, vous pouvez modifier vos paramètres d'abonnement pour être notifié moins fréquemment des courriels reçus dans la boite partagée (ou pour ne plus recevoir de copie des courriels dans votre Gmail). Pour savoir comment modifier vos paramètres d'abonnement (4:29).

Cas particulier : envoyer des courriels de la part de votre boîte partagée depuis votre Gmail @montreal.ca

Si vous utilisez votre boite partagée uniquement pour envoyer des courriels ou que vous souhaitez bénéficier des fonctionnalités d'envoi de Gmail (exemple : champ CCI, modèles de courriel, etc.), il existe une option intéressante avec les outils Google : celle d'ajouter la boite partagée comme expéditeur dans votre Gmail. Cela vous permet d'envoyer des courriels au nom de la boite partagée directement depuis votre Gmail.

Bonne pratique : ajouter l'adresse courriel de la boîte partagée en CC ou CCI des courriels envoyés depuis Gmail. Cela fait en sorte que le message envoyé se retrouve également dans le groupe Google. Tous les membres de la boîte partagée y ont donc accès.

Gérer la boite collaborative (pour les propriétaires)

Webinaire destiné aux personnes qui seront propriétaires de boîtes partagées dans Google

Migration des boîtes partagées d'IBM Notes vers Groupes

Pour raffiner la configuration de la boîte partagée après la migration vers Groupes, il est recommandé qu'un des propriétaires de la boîte partagée dans Google fasse certaines actions lors de sa/ses première(s) connexion(s) :

Copie de Créer une boite partagée dans Groupes

Vidéos sur les actions que peuvent réaliser les propriétaires

Points de vigilance par rapport aux paramètres d'une boite partagée dans Groupes

  • Ne pas désactiver le paramètre Historique de conversations. En effet, lorsque l'historique des conversations est désactivé, aucun message envoyé à la boite partagée n'est visible dans la boite de réception de la boite partagée dans l'application Groupes. Les messages envoyés par la boite partagée ne sont pas non plus visibles dans Groupes

  • Ne pas décocher le paramètre Autoriser l’ajout de messages par le Web. En effet, si ce paramètre est décoché, les membres du groupe ne pourront pas envoyer de messages depuis l’application Groupes, ni répondre à des messages depuis l’application.

Créer une boite collaborative

Tous les employés qui ont une adresse courriel terminant par @montreal.ca peuvent créer une boite partagée (c'est-à-dire un groupe) dans l'application Groupes par eux-mêmes.

Les groupes créés par les employés contiennent la mention -interne dans l'adresse courriel du groupe. Ex : division-xyx-demandes-interne@montreal.ca

Si vous souhaitez que l'adresse de votre boîte partagée ne contienne pas la mention -interne, il faut faire une demande de service en utilisant le libre-service informatique (catégorie Courriel, nom de la demande : Création de boîte partagée).

Documentation pour la nouvelle interface de Groupes - À venir

Accéder à une boite partagée depuis un appareil mobile

Il est possible d'accéder à votre boite partagée depuis un cellulaire ou une tablette.

Important : pour accéder à l'application Groupes, vous devez utiliser le navigateur Internet de votre appareil mobile (Safari, Chrome). En effet, il n'y a d'application Groupes à installer sur l'appareil mobile, l'accès se fait via le navigateur Internet.

Lors de votre première connexion, vous devrez vous connecter à Google Groupes, en saisissant d'abord votre adresse courriel terminant par @montreal.ca, puis votre code U et votre mot de passe Ville. Vous devrez ensuite saisir votre jeton Google Authenticator.

Accès depuis un cellulaire (iPhone/Android)

Les fonctionnalités suivantes sont disponibles :

  • Accéder aux boites partagées et groupes dont vous faites partie

  • Consulter les conversations d'un groupe

  • Gérer vos paramètres d'adhésion à un groupe

Il est important de comprendre que les interactions liées aux groupes ne sont pas toutes disponibles sur les cellulaires. Par exemple, vous ne pouvez pas créer un nouveau message dans une boite partagée ni répondre à un message.

Accès depuis une tablette (iPad/Android)

Plus de fonctionnalités sont disponibles sur une tablette, comme par exemple la possible de créer un nouveau message ou de répondre à une conversation.

Questions fréquentes sur les boites partagées dans Groupes

En cas de problème suite à la migration du 8 mars, merci de contacter le Centre de services TI en appelant au 514-872-5046 ou en créant un incident à travers le libre-service informatique.

Est-il possible d’ajouter une signature automatique dans Groupes?

Non, pour l’instant il n’est pas possible d’ajouter une signature automatique.

Le mode conversations est désactivé pour notre boite partagée, et pourtant les conversations sont encore regroupées. Est-ce normal?

Lorsqu'un propriétaire d'une boite partagée désactive le mode conversations, cela va s'appliquer uniquement aux nouveaux messages qui vont entrer dans la boite partagée. Les messages qui étaient déjà dans la boite partagée avant la désactivation vont rester regroupés.

Comment mettre en place des réponses standardisées ou des modèles pour une boite partagée?

Si vous souhaitez que tous les membres de votre groupe utilisent les mêmes réponses standardisées, vous pouvez les mettre dans un Google Document et partager ce document aux membres du groupe. Ensuite, ceux-ci peuvent copier coller la réponse appropriée dans la nouvelle conversation ou la réponse au courriel dans l'application Groupes.

Le bouton pour ajouter des pièces jointes ou des images n’est pas visible dans la fenêtre de composition de message. Que faire?

Un propriétaire/gestionnaire de la boite partagée peut résoudre ce problème en suivant ces étapes.

Les étiquettes ne sont pas disponibles pour la boite partagée, que faire?

Tout d’abord, un des propriétaires de la boite partagée doit les activer (comment faire).

Une fois que les étiquettes sont activées, vous pouvez les utiliser en suivant ces étapes.

Comment faire des dossiers ou sous-dossiers dans la boite partagée?

Vous pouvez ajouter plusieurs étiquettes sur un message.

Ensuite, vous pouvez cliquer sur une étiquette pour afficher tous les messages sur lesquels l'étiquette est apposée. En cela, le fonctionnement se rapproche de celui d'un dossier.

Par contre, il n'est pas possible pour l'instant de retirer des messages de la boite de réception, ni de d’imbriquer des étiquettes sous d’autres étiquettes.

Pour en savoir plus sur les étiquettes.

Est-il possible de supprimer des messages dans un groupe?

Les propriétaires ou gestionnaires d’un groupe peuvent supprimer les messages qui s’y trouvent, en sélectionnant le ou les messages puis en cliquant sur l’icone corbeille. La suppression est aussi disponible depuis un message en cliquant sur les 3 points en haut à droite du message (option Supprimer)

L’option de suppression des messages n’est pas disponible pour les membres.

Combien de conversations sont affichées par page?

30 conversations sont affichées par page. Il n’est pas possible d’afficher plus de conversations par page.

Y a-t-il des brouillons dans Groupes?

Non, les brouillons de courriel n’existent pas dans Groupes pour l'instant. Il est recommandé d’envoyer le message lorsque vous avez fini de le préparer plutôt que de le laisser ouvert, pour éviter de le perdre.

Comment configurer la boite partagée pour qu’elle ne puisse pas recevoir de messages?

Les propriétaires ou gestionnaires de la boite partagée peuvent en changer la configuration pour qu’il ne soit pas possible d’y envoyer un courriel.

Pour cela, aller dans les Paramètres du groupe. Dans la section Général, modifier le paramètre Qui peut ajouter un message pour l’option Membres du groupe. Cliquer sur le bouton Enregistrer les modifications.

Avec cette configuration, seuls les membres du groupe pourront y envoyer un courriel.

Le propriétaire du groupe a modifié l’adresse courriel de la boîte partagée. Est-ce que l’ancienne adresse courriel est toujours fonctionnelle?

Lorsque le propriétaire change l’adresse courriel de la boite partagée, l’ancienne adresse courriel cesse de fonctionner. Cependant, il est possible de faire une demande de service en passant par le libre-service informatique pour que l’ancienne adresse courriel continue de fonctionner.

Pour toute autre question ou demande d'assistance, merci de contacter le Centre de services TI en appelant au 514-872-5046 ou en créant un incident à travers le libre-service informatique.

IMPORTANT : aucune question ou demande d'assistance ne sera traitée si elle est envoyée par courriel.