Disque : votre espace de stockage illimité!

Disque, c’est quoi?

  • Disque est l’espace de stockage de documents et de fichiers (tous les formats) de la G Suite.

Les bénéfices de Disque pour vous :

  • stockage illimité

  • possibilité de travailler à plusieurs en même temps dans un document

  • plus d’options disponibles pour le partage entre les équipes

  • accessibilité à partir des appareils mobiles (cellulaire et tablette)

Actualité Disque - Envie de mieux comprendre comment fonctionne Google Disque

Deux webinaires de 30 minutes ont récemment eu lieu pour vous permettre de rafraîchir ou approfondir vos connaissances de Google Disque

S'y retrouver dans Google Disque :

Mieux comprendre le partage dans Google Disque :

Webinaires et séances «Demander à un expert»

4 webinaires thématiques pour en apprendre davantage sur Disque :

À noter que les contenus présentés dans ces webinaires se retrouvent également dans les vidéos de formation pour Disque

3 séances "Demandez à un expert" (questions/réponses) :

Démarrer avec Disque

Introduction à Google Disque (7:04)

Sujets couverts dans cette vidéo : créer et téléverser des documents, présentations et feuilles de calcul, utiliser l'enregistrement automatique, accéder à Google Disque, utiliser l'infonuagique, convertir des fichiers, convertir par défaut, s'organiser à l'aide des dossiers, déplacer des fichiers, télécharger des fichiers sur votre poste de travail, partager des fichiers et effectuer des recherches avancées.


Explorer Google Disque (8:19)

Sujets couverts dans cette vidéo : qu'est-ce que Disque, comparaison avec les lecteurs réseau, introduction à la collaboration, retrouver facilement mes fichiers dans Disque, classement des fichiers et présentation des autres sections (Priorité, Mon disque, Disques partagés, Partagés avec moi, etc.).


Pourquoi l’infonuagique est sécuritaire (3:57)

Sujets couverts dans cette vidéo : différence entre comptes Google entreprise et personnel, protection des données, mécanismes de surveillance mis en place par la Ville, 4 questions à se poser avant de partager un document.


Comprendre les liens avec Gmail, Agenda et les autres applications (5:05)

Sujets couverts dans cette vidéo : liens entre Disque et les applications bureautiques de Google (Feuilles de calcul, Documents, etc.), liens entre Disque et Gmail, liens entre Disque et Agenda/Meet.


Prévisualiser des documents de différents formats (3:45)

Sujets couverts dans cette vidéo : quels fichiers s'ouvrent en prévisualisation, comment reconnaître une fenêtre de prévisualisation, les options disponibles depuis une fenêtre de prévisualisation, les fichiers pour lesquels la prévisualisation ne fonctionne pas, les applications dans lesquelles on peut avoir des fenêtres de prévisualisation (Disque, Gmail, Agenda, etc.).


Utiliser Disque comme espace de stockage pour tous vos fichiers

Établir une structure de gestion documentaire dans Disque

Comprendre la différence entre Mon Disque et un disque partagé

Mon disque

C'est votre espace de travail personnel.

  • Les fichiers créés vous appartiennent et vous pouvez les partager avec d’autres employés

Disque partagé

C'est un espace de travail collaboratif, où les équipes peuvent facilement partager leurs fichiers, y accéder, travailler en collaboration et effectuer des recherches à tout moment.

  • Les fichiers créés appartiennent à l'équipe, aux membres du disque

Comprendre les différences entre Mon disque et un disque partagé (5:43)

Sujets couverts dans cette vidéo : explications des différences entre Mon disque et un disque partagé à haut niveau, puis détaillées selon : les types de fichiers que l'on peut stocker, les différents niveaux de permissions et d'accès et la suppression du contenu.


Travailler avec les disques partagés

Créer un disque partagé et ajouter des membres (7:20)

Sujets couverts dans cette vidéo : qu'est-ce qu'un disque partagé, comment créer un disque partagé, les questions à se poser avant de définir les paramètres du disque partagé, en lien avec la sécurité des données, explications des différents paramètres existants pour un disque partagé, comment ajouter des membres, explications des différents niveaux d'accès existants pour les membres.

Premiers pas avec les disques partagés

Créer un disque partagé


À savoir : Pour des fins de gestion documentaire, des rapports sur la création des disques partagés sont transmis sur une base régulière aux unités. Le nom du disque partagé et la liste des membres font partie des informations disponibles dans ces rapports.

Prendre connaissance des limites des disques partagés

Utiliser Disque pour lire ou modifier des fichiers Office

Lire et éditer des documents Office avec Google (7:17)

Sujets couverts dans cette vidéo : enregistrer un document Office dans Disque, lire et éditer un document Office sans le convertir au format Google, convertir un document Office au format Google et télécharger un document Google au format Office


Utiliser Google Drive/Disque pour ordinateur (Drive File Stream)

L'application Google Disque pour ordinateur (anciennement Drive File Stream) est installée sur tous les postes de travail des services et arrondissements supportés par le Service des technologies de l'information.

Pour l'ouvrir, faites une recherche avec les termes "Google Drive" à l'aide de la fonction de recherche de Windows (bouton recherche à droite du bouton Windows dans Windows 10) ou recherchez dans la liste des applications (Windows 7).

Pour vous connecter à Google Disque pour ordinateur, suivez ces étapes.

Comment fonctionne Drive File Stream (7:31)

Sujets couverts dans cette vidéo : explications de ce qu'est Drive File Stream, ouvrir un fichier avec Drive File Stream, enregistrer un fichier avec Drive File Stream, quels sont les documents visibles dans Drive File Stream, travailler hors connexion avec Drive File Stream.

Remarque : le nom de l'application a changé, mais le fonctionnement reste identique

Partager de manière sécuritaire

NOUVEAU! Modifications des fenêtres et écrans de partage

Les fenêtres et écrans de partage ont changé récemment dans Google. Les fonctionnalités et options de partage sont les mêmes, mais il est possible que vous constatiez certains changements au niveau du visuel.

Bonnes pratiques

Avant de partager un fichier ou un dossier, il faut toujours se poser les questions suivantes afin de bien choisir les paramètres de partage :

  1. Qui doit avoir accès au document? (des personnes précises, un groupe en particulier, tous les employés de la Ville)

  2. Quelles sont les actions attendues de la part des contributeurs avec qui je souhaite partager le document? (lecture, commentaires/suggestions ou modifications)

  3. Est-ce que mon document contient des informations sensibles ou à usage restreint qui ne doivent pas être partagées à d'autres personnes que celles identifiées par le propriétaire du document? (restreindre la possibilité de partage supplémentaire, d’impression et de copie)

  4. Pendant combien de temps les contributeurs doivent-ils avoir accès au document? (délai d'expiration du partage ou rappel pour retirer les accès)

Partager depuis Mon disque

Pour Mon disque

Les différents niveaux de partage pour les documents dans Mon disque sont : Lecture, Commentaire, Modification.

Des options plus avancées sont également disponibles lorsque vous partagez un document à un autre employé, par exemple pour désactiver la possibilité de télécharger ou imprimer les documents.

Partager des fichiers depuis Mon disque (9:59)

Sujets couverts dans cette vidéo : qui a accès à un nouveau fichier, comment partager mes fichiers aux bonnes personnes, comment choisir les bons paramètres pour mes partages, comment modifier les paramètres de partage, comment partager à des utilisateurs externes à la Ville de Montréal.

Partager un document avec un lien (6:57)

Sujets couverts dans cette vidéo : différences entre le partage à des personnes ou par lien, comment partager à des personnes depuis Mon disque et réviser les accès, comment faire un partage par lien depuis Mon disque, les différents types de partage par lien, comment activer le partage par lien depuis un disque partagé, les points de vigilance liés au partage par lien.

Partager depuis un disque partagé

Lorsque vous ajoutez des membres à un disque partagé, vous pouvez modifier le niveau d'accès accordé à un membre. Les différents niveaux d'accès disponibles pour un membre d'un disque partagé sont les suivants : Administrateur, Gestionnaire de contenus, Contributeur, Commentateur, Lecteur.

Les fichiers et dossiers que vous ajoutez à un disque partagé sont automatiquement partagés avec tous les membres de ce dernier, selon leur niveau d'accès. À l'intérieur du disque partagé, il est impossible de restreindre l’accès à des dossiers ou des fichiers particuliers.

Partager des fichiers depuis un disque partagé (9:06)

Sujets couverts dans cette vidéo : astuces pour référer un dossier ou un fichier à un membre du disque, octroyer un niveau d'accès supplémentaire pour un fichier spécifique à un membre du disque, partager un fichier à des personnes qui ne sont pas membres du disque partagé, par ajout de personnes nommées ou en activant le partage par lien, points de vigilance liés au partage par lien.

Partager à l'externe

Pour renforcer la sécurité des données de la Ville de Montréal, le partage à l’externe via un lien URL ou une publication sur le web ne sont pas autorisés.

Si vous choisissez une des options de partage à l'externe, le système changera automatiquement le partage pour un niveau inférieur et vous recevrez un courriel pour vous en aviser.

Comprendre quelles sont les options de partage concernées

Partager un fichier avec une personne qui n'a pas de compte @montreal.ca

Il existe deux possibilités en ce qui concerne le partage de fichiers ou de dossiers avec une personne qui n'a pas de compte @montreal.ca :

  • Demander à la personne de créer un compte Google public avec son adresse professionnelle (ex. prenom.nom@entreprise.qc.ca). Cette option est pertinente pour les collaborateurs avec qui vous collaborez sur une base régulière. Une fois le compte créé, vous pourrez ensuite partager votre document ou votre dossier directement à cette adresse.

Procédure pour créer un compte Google public avec une adresse courriel professionnelle non Ville (procédure au format .pdf à télécharger puis à envoyer en pièce jointe d'un courriel à vos collaborateurs externes qui vont créer un compte Google public avec leur adresse professionnelle)

  • Utiliser le partage visiteur, qui ne nécessite pas la création d'un compte Google public. Cette option est pertinente pour les collaborateurs avec qui vous collaborez peu souvent. Cette procédure détaille les étapes à suivre par le "visiteur" pour accéder au document ou au dossier et y collaborer (procédure au format .pdf à télécharger puis à envoyer en pièce jointe d'un courriel au "visiteur" pour l'informer du fonctionnement).

Pour en savoir plus sur le partage visiteur.

Collaborer avec Disque (co-édition, tâches, etc.)

Collaborer dans Disque avec la co-édition (4:54)

Sujets couverts dans cette vidéo : travailler à plusieurs dans un document en même temps, introduction aux différents niveaux de partage (lecture, commentaire, modification), mode Suggestions dans Documents, affichages filtrés dans Feuilles de calcul.

Collaborer dans Disque avec les commentaires, les suggestions et les tâches (6:13)

Sujets couverts dans cette vidéo : utiliser les commentaires dans les applications de la suite bureautique de Google, assigner et gérer les tâches, comprendre les courriels de notifications de commentaires ou de tâches, utiliser le mode Suggestions dans Documents, ajouter des commentaires dans une cellule d'un fichier Feuilles de calcul, rechercher des documents avec des suggestions ou des tâches qui vous sont assignées

Consulter l’historique des modifications et des versions (3:47)

Sujets couverts dans cette vidéo : accéder à l'historique des versions, naviguer dans l'historique des versions, nommer une version, afficher uniquement les versions nommées, créer une copie.

Aller plus loin

Consultez l'aide Disque.