Comprendre la migration des courriels

Détail sur la migration des courriels

Quels sont les courriels qui ont été migrés au 28 octobre 2019?

Les courriels datés du 1er juin 2019 au 28 octobre 2019 ont été migrés dans Gmail le 28 octobre au matin.

Quand est-ce que les autres courriels d'IBM Notes seront migrés dans Gmail?

La migration de ces courriels (antérieurs au 1er juin 2019) est terminée.

Quand est-ce que les archives IBM Notes sont migrées dans Gmail?

  • Les archives situées sur les serveurs d'IBM Notes ont été migrées automatiquement par l'équipe projet à l'automne 2020.

  • Pour migrer les archives locales (situées par exemple sur le U:/, un lecteur réseau, votre poste de travail, etc.), vous devrez réaliser une action. Un portail libre-service est en place pour la migration de ces archives (voir détails ci-dessous). Si vous souhaitez que des archives locales soient transférées dans Gmail, vous devrez spécifier lesquelles et leur emplacement en utilisant le portail libre-service.

IMPORTANT

IBM Notes demeure disponible pour consulter les courriels ou archives tant qu’ils ne sont pas migrés dans Gmail.

Migration des archives locales d'IBM Notes vers Gmail

La migration des archives locales est réalisée à partir du 22 novembre 2021 jusqu'au printemps 2022, à travers un portail libre-service.

Qu'est-ce qu'une archive locale?

  • C'est une archive qui n'est pas enregistrée sur les serveurs d'IBM Notes mais plutôt enregistrée localement sur votre ordinateur (par exemple le U:/, votre bureau) ou sur un lecteur réseau

Comment fonctionne la migration de ces archives?

  • La migration de ces archives se fait en utilisant un libre-service informatique. Vous devez être connecté au réseau de la Ville (par VPN ou en étant dans les bureaux de la Ville) pour y accéder. Ce libre-service est fonctionnel dès maintenant!

  • Vos archives au format .nsf doivent être téléversées à l'endroit indiqué dans le libre-service. Il est à noter que cela peut prendre un certain temps en fonction de la taille de l'archive

  • Ces archives seront migrées dans votre Gmail quelques jours après que vous ayez complété la demande (la migration se fait une fois par semaine pour l'ensemble des demandes reçues) - Mise à jour du 17 janvier : la migration se fera à partir de la mi-février.

  • Vous pourrez voir que la migration est faite grâce à l'apparition d'une nouvelle étiquette dans votre Gmail : l'étiquette prendra le nom du fichier téléversé dans le libre-service précédé de Archive IBM Notes (soit Archive IBM Notes - nom du fichier téléversé)

  • IMPORTANT :

Informations à propos de cette migration

  • Une fois migrés, les courriels contenus dans vos archives locales sont classés dans une étiquette intitulée Archive IBM Notes - nom du fichier téléversé dans votre Gmail.

  • Si vous avez des dossiers dans votre archive, ceux-ci sont devenus des sous-étiquettes imbriquées dans l’étiquette Archive IBM Notes - nom du fichier téléversé

  • Si vous avez plusieurs archives locales : le contenu de chaque archive se retrouve dans une étiquette spécifique intitulée Archive IBM Notes - nom du fichier téléversé

  • Les pièces jointes de plus de 25 Mo ont été transférées dans un dossier appelé Migration IBM Notes - Pièces jointes de plus de 25 Mo dans votre Mon disque (Google Disque).

  • Tout comme lors de la première migration des courriels d’IBM Notes vers Gmail, les courriels encryptés n'ont pas été transférés, ni les dossiers privés.

En cas de problème avec l'utilisation du libre-service, merci de contacter le Centre des services TI au 514-872-5046 ou via un incident en cliquant sur ce lien.

Astuce : comment retrouver vos archives locales sur votre ordinateur

En utilisant la recherche Windows! Parcourez vos dossiers locaux à la recherche de fichiers au format .nsf. La recherche peut également être lancée dans les dossiers pertinents de vos lecteurs réseaux si vous pensez que vos archives locales sont enregistrées sur un lecteur réseau.

Migration des archives serveurs d'IBM Notes vers Gmail

La migration des archives situées sur les serveurs d'IBM Notes a eu lieu à l'automne 2020.

Informations à connaître sur cette migration :

  • Les courriels contenus dans vos archives serveurs ont été classés dans une étiquette intitulée Archives IBM Notes dans votre Gmail. À noter que le nom des archives d’IBM Notes n'a pas été reconduit dans Gmail.

  • Si vous avez des dossiers dans votre archive, ceux-ci sont devenus des sous-étiquettes imbriquées dans l’étiquette Archives IBM Notes

  • Si vous avez plusieurs archives serveurs :

      • Le contenu de ces archives se retrouve dans une seule et même étiquette, soit l’étiquette Archives IBM Notes

      • Les dossiers de chaque archive serveur sont tous devenus une sous-étiquette imbriquée sous cette étiquette Archives IBM Notes

  • Les pièces jointes de plus de 25 Mo ont été transférés dans un dossier appelé Archives IBM Notes dans votre Mon disque (Google Disque).

  • Tout comme lors de la première migration des courriels d’IBM Notes vers Gmail, les courriels encryptés n'ont pas été transférés, ni les dossiers privés.

Important : les archives locales (c’est-à-dire qui ne sont pas stockées sur un serveur IBM Notes, mais ailleurs, par exemple sur votre ordinateur) seront migrées à une date ultérieure.

Questions fréquentes sur la migration

IBM Notes demeura-t-il disponible à la suite du déploiement de la suite Google?

Oui. Plusieurs bases de données (BD) Notes, par exemple le système GDD, nécessiteront le maintien de IBM Notes. Dans un premier temps, seul le système de messagerie, de calendrier et de contacts sera remplacé par la suite Google.

Différents projets prendront en charge, en collaboration avec les unités propriétaires des BD Notes, le remplacement graduel des applications et tuiles Notes. Aussi longtemps que l’ensemble des BD Notes ne sera pas remplacé par de nouvelles solutions, IBM Notes demeurera disponible pour les employés qui en ont besoin pour des fonctions autres que le courriel, le calendrier et les contacts.