Comprendre la migration des boites partagées

Quand seront migrées les boites partagées d'IBM Notes?

Les dates de migration sont communiquées par courriel (à l'adresse courriel de la boite partagée dans IBM Notes) et affichées sur cette page. Les boites partagées sont migrées en plusieurs vagues.

Plusieurs vagues de migration ont eu lieu à l'été et l'automne 2020.

La dernière vague migration a eu lieu à l'hiver 2021.

Comment seront migrées les boites partagées d'IBM Notes dans les outils Google?

Les boîtes partagées IBM Notes vont être migrées en tant que groupes, dans l'application Google Groupes.

Comme les boites partagées dans IBM Notes, les groupes Google permettent de :

  • Envoyer des courriels au nom du groupe (expéditeur du courriel : nomdugroupe@montreal.ca)

  • Recevoir des courriels à nomdugroupe@montreal.ca

  • Gérer des droits d’accès différents en fonction des membres

De plus, les groupes Google apportent des évolutions telles que :

  • Des fonctionnalités de collaboration : assigner des messages à des membres du groupe

  • Des fonctionnalités de filtrage et de recherche avancées

Quelles sont les boîtes partagées IBM Notes qui seront migrées vers Google Groupes?

Toutes les boites partagées sont éligibles à la migration, cependant certaines ont été exclues car :

  • Les propriétaires de la boite partagée dans IBM Notes ont signalé qu'ils ne voulaient pas que la boite soit migrée dans les outils Google, dans le sondage qui a été envoyé à toutes les boites partagées IBM Notes début 2020

  • La boite partagée n'est plus utilisée depuis janvier 2019 et il n'y a eu aucune réponse au sondage pour cette boite partagée

Pour plus de détails, consultez la liste détaillée des boites partagées qui contient différentes informations : si la boite partagée va être migrée ou pas, future adresse courriel de la boite partagée (terminant par @montreal.ca), nom du propriétaire de la boite partagée, etc. Cette liste est mise à jour régulièrement.

A publier sur Ma Suite

Si vous souhaitez voir des informations en particulier dans la liste, vous pouvez faire un affichage filtré en cliquant sur la flèche qui apparaît au coin supérieur droit lorsque votre curseur survol la liste. Ces étapes sont montrées en images dans cette courte vidéo.

Comment les données vont-elles être migrées?

L'adresse courriel de la boîte partagée

L'adresse courriel de la boite partagée sera reconduite à l’identique, seul le suffixe sera modifié : @ville.montreal.qc.ca sera remplacé par @montreal.ca.

Il y aura une redirection de l'adresse @ville.montreal.qc.ca vers l'adresse @montreal.ca, c'est-à-dire que les messages envoyés à l'adresse @ville.montreal.qc.ca seront transférés automatiquement à l'adresse @montreal.ca.

Les courriels

Pour les boites partagées migrées en mars 2021, il n'y a pas eu de migration de courriels, sauf si une demande de migration de courriels a été faite à l'équipe projet.

Les courriels de la boite partagée IBM Notes peuvent être consultés à partir de IBM Notes et vous pouvez y répondre depuis IBM Notes au besoin.

Les propriétaires de la boite partagée

  • Pour les boites partagées pour lesquelles il y a eu une réponse au sondage : les propriétaires seront définis tel qu'indiqué dans le sondage.

  • Pour les boites partagées pour lesquelles il n'y a pas eu de réponse au sondage : les propriétaires seront reconduits à l’image de ceux dans IBM Notes.

Les membres de la boite partagée

Les membres du groupe Google sont les mêmes que ceux de la boite partagée dans IBM Notes.

Attention : les membres ne peuvent être migrés que s’ils possèdent une adresse courriel terminant par @montreal.ca

Les éléments qui ne pourront pas être migrés

L'application Google Groupes fonctionnant d'une manière différente des boites partagées IBM Notes, certains éléments ne peuvent pas être reconduits dans Google Groupes :

  • Les dossiers

  • Les règles et les agents (= automatisme de transfert de courriel, redirection..)

  • Les modèles de courriels

  • L’agenda et les entrées qu’il contient

Les archives

  • Les archives seront migrées ultérieurement dans un espace de stockage

  • Elles resteront accessibles dans IBM Notes jusqu'à ce qu'elles soient migrées dans cet espace de stockage

Synthèse des éléments qui seront migrés ou non

Migration Boite Partagée

Quel sera l'impact de la migration sur les boites partagées d'IBM Notes?

Les boîtes partagées IBM Notes restent accessibles après la migration et ce pour une période encore non définie. Vous serez informés avant que ces boites soient supprimées.

IMPORTANT : au jour 1 de la migration, les courriels ne rentreront plus dans la boite partagée IBM Notes, vous devrez utiliser les outils Google pour communiquer.

Quelles sont les activités d'accompagnement pour les utilisateurs de boite partagée?

2 webinaires d’une heure chacun sont organisés pour faciliter la transition vers les groupes Google :

  • Un webinaire sur le fonctionnement des boîtes partagées dans les outils Google : accès aux groupes, envoi et réception de messages, ajout d’étiquettes, utilisation depuis Gmail, etc.

  • Un webinaire destiné aux personnes qui seront propriétaires de boîtes partagées dans Google : ajout/suppression de membres, changement dans les paramètres du groupe, ajout de réponses automatiques, etc.

  • De courtes vidéos (moins de 5 minutes) sont disponibles pour expliquer le fonctionnement des boites partagées dans la nouvelle interface de Groupes et les actions que peuvent réaliser les propriétaires de boites partagées

  • Tout ce qui est démontré dans les webinaires est expliqué dans une vidéo

  • Pour y accéder

Questions fréquentes sur la migration des boites partagées

En cas de problème suite à la migration du 8 mars, merci de contacter le Centre de services TI en appelant au 514-872-5046 ou en créant un incident à travers le libre-service informatique.

La boite partagée n'est plus utilisée. Que faire?

Un des propriétaires du groupe peut supprimer la boite partagée en suivant ces étapes.

Est-ce que l'adresse courriel @ville.montreal.qc.ca de la boite partagée continuera de fonctionner?

Oui. Il y a une redirection de l'adresse @ville.montreal.qc.ca vers l'adresse @montreal.ca, c'est-à-dire que les messages envoyés à l'adresse @ville.montreal.qc.ca sont transférés automatiquement à l'adresse @montreal.ca. Vous ne pouvez donc plus consulter les nouveaux messages depuis IBM Notes.

Est-ce qu'il est possible de modifier l'adresse courriel de la boite partagée (soit celle terminant par @montreal.ca)?

Il est possible de faire une demande de service pour modifier l'adresse courriel de la boite partagée terminant par @montreal.ca.

Pour toute autre question, merci de contacter le Centre de services TI en appelant au 514-872-5046 ou en créant un incident à travers le libre-service informatique.