Cas particulier : migration d'une boite partagée en compte générique Gmail
Qu'est-ce qu'un compte générique Gmail?
Un compte générique Gmail est un compte auquel plusieurs personnes accèdent en délégation. Dans un compte générique, il n'y a pas de propriétaire, tous les membres ont les mêmes accès.
Le fonctionnement d'un compte générique est proche de celui de votre Gmail @montreal.ca. Cependant, il y a quelques différences à connaître, dues au fait qu’il s’agit d’un accès en délégation :
Vous avez accès uniquement au Gmail et à l’agenda du compte, et non aux autres applications comme Disque, Contacts ou Clavardage
La gestion des pièces jointes stockées sur Disque est différente
La liste des membres est gérée par l’administrateur Google. Par conséquent, il faut faire une demande de service pour ajouter ou supprimer des membres du compte générique, en utilisant le libre-service informatique (catégorie Courriel, GMAIL, accès boîte partagée).
Comment les données vont-elles être migrées dans le compte générique?
L'adresse courriel de la boîte partagée
L'adresse courriel de la boite partagée sera reconduite à l’identique, seul le suffixe sera modifié : @ville.montreal.qc.ca sera remplacé par @montreal.ca.
Il y a une redirection de l'adresse @ville.montreal.qc.ca vers l'adresse @montreal.ca, c'est-à-dire que les messages envoyés à l'adresse @ville.montreal.qc.ca sont transférés automatiquement à l'adresse @montreal.ca.
Les courriels
La totalité des courriels de la boite partagée IBM Notes a été migrée dans Gmail, à l'exception des courriels archivés.
Les personnes qui auront accès au compte générique
Les personnes qui ont accès au compte générique suite à la migration sont uniquement ceux qui ont été désignés dans le formulaire dédié. En l’absence de réponse au formulaire, les personnes qui ont accès ont été reconduites à l’identique d’IBM Notes (seuls les membres avec une adresse courriel @montreal.ca ont pu être ajoutés)
Pour information, vous pouvez consulter la liste des membres qui ont accès au compte générique Gmail en date du 8 mars. IMPORTANT : cette liste ne sera pas mise à jour par le projet. Nous vous suggérons de créer un fichier pour suivre les personnes qui ont accès à votre boite partagée.
Les éléments qui ne pourront pas être migrés
Certains éléments n'ont pas été reconduits dans le compte générique Gmail :
La signature
Les règles et les agents (= automatisme de transfert de courriel, redirection..)
Les modèles de courriels
Les courriels de plus de 25 Mo de la boite partagée dans IBM Notes
Les données de l'agenda
Les contacts
Les archives
Les archives seront migrées ultérieurement
Elles resteront accessibles dans IBM Notes jusqu'à ce qu'elles soient migrées dans Google
Quel sera l'impact de la migration sur les boites partagées d'IBM Notes?
Les boîtes partagées IBM Notes resteront accessibles après la migration et ce pour une période encore non définie. Vous serez informés avant que ces boites soient supprimées.
IMPORTANT : au jour 1 de la migration, les courriels ne rentreront plus dans la boite partagée IBM Notes, vous devrez utiliser le compte générique Gmail pour communiquer.
Quelles sont les activités d'accompagnement pour les utilisateurs de boite partagée?
1 webinaire d’une heure est organisé pour faciliter la transition vers les comptes génériques Gmail. Ce webinaire explique les principaux éléments à connaître sur les activités à réaliser avant la migration, le fonctionnement des comptes génériques dans Gmail et les différences entre un compte générique et votre Gmail d'employé
Quelles sont les informations à connaître en vue du jour 1?
Accéder à la boîte partagée (à partir du 8 mars)
Dans votre Gmail @montreal.ca, cliquer sur l’encadré de votre compte Google en haut à droite
Le ou les comptes génériques dont vous faites partie vont s’afficher en dessous de votre compte. Cliquer sur le compte générique auquel vous voulez accéder
Une nouvelle fenêtre s’ouvre avec le compte Gmail de la boîte partagée
Astuce pour distinguer le compte générique de votre compte Gmail : un symbole de clé est présent dans la photo de profil du compte générique (voir *)
Notez qu'aucune action n'est requise de votre part pour accéder à la messagerie de la boîte partagée.
Accéder à l'agenda de la boîte partagée (à partir du 8 mars)
Une action est requise de votre part pour ajouter l'agenda de la boite partagée au vôtre.
Suite à la migration, vous allez recevoir un courriel dans votre Gmail @montreal.ca. L'objet de ce courriel sera le suivant : "onix_admin@montreal.ca a partagé un agenda avec vous".
Vous devez ouvrir ce courriel et cliquer sur Ajouter cet agenda pour ajouter l'agenda de la boite partagée dans votre agenda Google. Le nom de la boite partagée en question est mentionné dans le courriel.
Une fois cette opération effectuée :
Ouvrir votre agenda Google
L'agenda de la boite partagée est ajouté dans la liste située en dessous de Mes agendas. Cocher l'agenda de la boite partagée pour créer une nouvelle rencontre ou afficher les rencontres de la boite partagée.
IMPORTANT : aucune entrée d'agenda provenant d'IBM Notes ne sera migrée. L'agenda de la boite partagée sera donc vide suite à la migration.
Migration des dossiers en étiquettes
Les dossiers de votre boite partagée IBM Notes vont être transformés en étiquettes dans le compte générique Gmail.
Ces étiquettes sont regroupées sous l'étiquette Archivage IBM Notes.
Il est suggéré de modifier le nom de cette étiquette par Dossiers pour vous rapprocher de l'affichage que vous aviez dans la boite partagée d'IBM Notes. Voici les étapes à suivre :
IMPORTANT : ne pas supprimer l'étiquette Archivage IBM Notes. Si vous supprimez cette étiquette, cela va également supprimer toutes les sous-étiquettes (sans toutefois supprimer les messages), et donc le classement des courriels en dessous de l'étiquette Archivage IBM Notes.
Comment fonctionnent les comptes génériques?
Fonctionnement de la messagerie
Le fonctionnement d'un compte générique est proche de celui de votre Gmail @montreal.ca, par exemple pour configurer la signature, définir une réponse automatique, créer une règle de transfert, créer des modèles. Ces activités, et bien d'autres, sont documentées dans la page Gmail de Ma suite.
Cependant, il y a quelques différences à connaître, dues au fait qu’il s’agit d’un accès en délégation :
Vous avez accès uniquement au Gmail et à l’agenda du compte, et non aux autres applications comme Disque, Contacts ou Clavardage
La gestion des pièces jointes stockées sur Disque est différente :
Envoyer des pièces jointes stockées sur Disque : le bouton Insérer des fichiers à l'aide de Google Disque n'est pas disponible. Pour ajouter des pièces jointes qui se trouvent dans Google Disque, copier le lien hypertexte du document dans Google Disque, et le coller dans le message, par exemple en utilisant le bouton Insérer un lien. Assurez-vous que les destinataires du courriel aient le niveau d'accès approprié au document dans Disque avant de leur partager.
Recevoir des pièces jointes :
Limite de 25 Mo par pièce jointe
Point de vigilance - Demandez à vos interlocuteurs de ne pas partager des documents stockés sur Disque à l’adresse du compte générique (nomboitepartagee@montreal.ca). Cela ne vous permettra pas d'y accéder.
Fonctionnement de l'agenda
Le fonctionnement de l'agenda de la boîte partagée est similaire à celui de votre agenda @montreal.ca, par exemple pour créer une rencontre, faire un événement récurrent, ajouter une diffusion en direct. Ces activités, entre autres, sont documentées dans la page Agenda de Ma suite.
Cependant, il y a quelques points de vigilance à connaître, dus au fait qu’il s’agit d’un agenda délégué :
Lors de la création d'une rencontre : assurez-vous que l'organisateur de la rencontre est bien la boîte partagée, plutôt que vous. Astuce : pour vous assurer que l'organisateur de la rencontre est bien la boîte partagée, cochez uniquement l'agenda de la boîte partagée (dans la liste se situant en dessous de Mes agendas) lorsque vous créez une nouvelle rencontre.
Pour ajouter une pièce jointe dans une invitation : utiliser le lien hypertexte du document dans Google Disque, ne pas utiliser le bouton Ajouter une pièce jointe (icone en forme de trombone)
Questions fréquentes sur la migration des boites partagées vers les comptes génériques
En cas de problème suite à la migration du 8 mars, merci de contacter le Centre de services TI en appelant au 514-872-5046 ou en créant un incident à travers le libre-service informatique.
Comment ajouter ou supprimer des membres du compte générique?
La liste des membres est gérée par l’administrateur Google. Par conséquent, il faut faire une demande de service pour ajouter ou supprimer des membres du compte générique, en utilisant le libre-service informatique (catégorie Courriel, GMAIL, accès boîte partagée).
Pour les boites partagées migrées le 8 mars 2021 : la liste des personnes qui ont accès à votre boîte partagée dans Gmail est accessible ici (notez que cette liste n'a pas été actualisée par la suite). Depuis le 15 mars, vous devez faire une demande de service pour apporter des modifications aux personnes qui ont accès à votre boîte partagée, en utilisant le libre-service informatique (catégorie Courriel, GMAIL, accès boite partagée).
Est-ce que l'adresse courriel @ville.montreal.qc.ca de la boite partagée continuera de fonctionner?
Oui. Il y a une redirection de l'adresse @ville.montreal.qc.ca vers l'adresse @montreal.ca, c'est-à-dire que les messages envoyés à l'adresse @ville.montreal.qc.ca sont transférés automatiquement à l'adresse @montreal.ca. Vous ne pouvez donc plus consulter les nouveaux messages depuis IBM Notes.
Cette redirection automatique n'a pas de date de fin.
Pourquoi ma boite partagée est migrée en compte générique Gmail plutôt qu'en groupe Google?
Un travail d'analyse a été fait afin d'identifier les spécificités fonctionnelles des boîtes partagées IBM Notes ne pouvant pas être reproduites avec les boîtes collaboratives dans l'application Google Groupes. Dans le cas où ces spécificités ont été relevées, la boite partagée est migrée en compte générique Gmail avec accès en délégation plutôt qu'en groupe Google.
Merci de noter que :
Il s'agit d'une mesure d'exception qui ne peut être étendue à l'ensemble de vos boîtes partagées.
La volumétrie des messages échangés ainsi que les besoins de classements (dossiers) n'ont pas été retenus comme des spécificités justifiant la création de ce type de compte.
Est-ce qu'il est possible de modifier l'adresse courriel de la boite partagée (soit celle terminant par @montreal.ca)?
Il faut faire une demande de service pour modifier l'adresse courriel de la boite partagée terminant par @montreal.ca, en utilisant le libre-service informatique.
Pour toute autre question, merci de contacter le Centre de services TI en appelant au 514-872-5046 ou en créant un incident à travers le libre-service informatique.