Besoin d'aide ?

J'ai besoin d'aide, que faire?

Connexion - Situations / problèmes fréquents

Problème ou situation vécue

Solution ou statut

1. Lors de la connexion à mon compte, j'ai le message d'erreur suivant

Ce message apparaît lorsqu'il y a une erreur dans le mot de passe. Vous pouvez le réinitialiser en complétant les étapes de la procédure suivante.

2. Lorsque j'essaie de me connecter à mon courriel ou à mon compte Google, j'ai le message suivant

  • Assurez-vous d'utiliser un ordinateur branché au réseau interne de la Ville (connection filaire, Wifi VDM-Corporatif, VPN)

  • Si vous avez ce message en vous connectant sur un ordinateur dans un immeuble de la Ville, ouvrez un incident avec le libre-service informatique (étape 4)

Gmail - Situations / problèmes fréquents

Problème ou situation vécue

Solution ou statut

1. J'ai des courriels en double dans ma boîte

En raison des règles de redirection qui ont été activées vendredi soir et des activités de migration qui se sont déroulées en parallèle, il est possible que certains courriels se retrouvent en double. Vous pouvez simplement archiver ou supprimer ces doublons.

2. Il me manque des courriels ou des dossiers

Avant de créer un incident, veuillez effectuer les vérifications suivantes.

3. Mes courriels ne sont pas classés dans les bons dossiers/étiquettes

Tel qu'indiqué dans les communications du projet (Info-5046), les activités de migration ont débuté depuis plusieurs semaines. Lorsqu'un courriel a été migré, son classement dans IBM Notes ne se reflètera pas Gmail.

4. Même s'ils ne le sont pas, certains messages sont considérés comme suspects par Google et un en-tête jaune apparaît dans le courriel pour vous aviser de traiter ce message avec prudence.

Avec les paramètres et les critères de sécurité rehaussés de Google, ce comportement est normal puisque ces courriels proviennent d'une adresse qui ne se termine pas par @montreal.ca. Lorsque cela se produit, cliquez simplement sur «Le message ne me semble pas suspect».

5. Les dossiers d'IBM Notes ne sont pas représentés de la même façon dans Gmail

Si vos dossiers dans IBM Notes avaient le caractère «/», l'outil de migration peut avoir séparé le dossier en sous-étiquette dans Gmail. Vous pouvez renommer l'étiquette et/ou déplacer facilement vos courriels d'une étiquette à l'autre.

6. Connexion à certaines applications dont le nom d'utilisateur est l'adresse courriel (ex. Linkedin learning, etc.)

Pour les applications web qui utilisent une adresse courriel comme nom d'utilisateur, vous devez continuer à utiliser votre adresse @ville.montreal.qc.ca pour le moment.

7. Je n'arrive pas à ouvrir des fichiers .eml avec Gmail

Pour le moment, vous devez continuer d'utiliser IBM Notes pour l'ouverture de vos fichiers .eml enregistrés sur les lecteurs réseaux. Une solution est en analyse par l'équipe projet.

8. Je ne suis pas en mesure d'envoyer ou de recevoir des pièces jointes supérieures à 25 MO

Dans Gmail, il n'est pas possible d'envoyer ou de recevoir des pièces jointes dont la taille est supérieure à 25 MO. Déposez plutôt votre pièce jointe dans Google Disque et ajouter un lien vers la pièce jointe lors de la rédaction du courriel.

9. Mes courriels ont tous le statut non lu

Suivez les étapes suivantes pour marquer tous les courriels comme lus.

10. J'ai des courriels encryptés qui n'ont pas été migrés, que faire ?

À partir de IBM Notes, vous pouvez vous faire suivre ce courriel à votre adresse @montreal.ca afin qu'il soit transféré dans Gmail.

11. Je n'arrive pas à trouver la pièce jointe d'un message qui a été migré ?

Lors de la migration de IBM Notes vers Gmail, les pièces jointes dont la taille est supérieure à 25 MO ont été automatiquement sauvegardées dans Disque. Accédez à Disque et ouvrez le dossier créé à cet effet.

12. Je veux accéder à une boîte partagée/générique, comment faire ?

Les boîtes génériques/partagées n'ont pas été migrées le 28 octobre. Pour le moment, vous devez continuer à utiliser IBM Notes pour la gestion de ces boîtes.

Consultez la page Boîtes partagées pour en connaître plus.

13. Lorsque je clique sur une adresse courriel dans un site internet ou dans un courriel, c'est IBM Notes ou Courrier qui s'ouvre.

Pour configurer Gmail comme système de messagerie par défaut, vous pouvez suivre la procédure suivante.

Agenda - Situations / problèmes fréquents

Problème ou situation vécue

Solution ou statut

1- J'étais l'organisateur d'une rencontre dans IBM Notes

Pour éviter les erreurs et redémarrer avec un agenda Google de qualité, vous devez

  • Dans Google Agenda. supprimer la rencontre migrée

  • Recréer la rencontre dans Google Agenda et inviter de nouveau tous les participants

  • Réserver la salle qui avait été acceptée dans IBM Notes dans votre réservation Google Agenda

Si vous le souhaitez, vous pouvez en profiter pour y ajouter un lien pour une vidéo-conférence!

2- Je suis participant à une rencontre dans IBM Notes et je suis devenu organisateur

Si vous êtes devenu organisateur d'une rencontre où vous étiez participant dans IBM Notes :

Contactez l'organisateur initial (celui d'IBM Notes) et demandez lui de recréer la rencontre dans Google Agenda (il doit suivre la procédure #1 ci-dessus)

Vous pourrez alors accepter la rencontre dans Google Agenda et supprimer la rencontre erronée

3- Il me manque des rencontres dans mon agenda Google

Si vous êtes l'organisateur, vous devez recréer la rencontre directement dans Google Agenda (suivre la procédure #1 ci-dessus)

Si vous êtes participant, contactez l'organisateur de la rencontre afin qu'il vous invite à nouveau

4- Des rencontres annulées récurrentes apparaissent dans mon agenda alors qu'elles étaient annulées.

Certaines rencontres récurrentes annulées peuvent avoir été remigrées dans l'agenda Google . Vous pouvez les annuler/supprimer.

5- J'avais réservé une salle dans IBM Notes et j'avais la confirmation. Dans Google Agenda, la salle est déjà réservée. Que faire ?

Dans Google Agenda, il est possible (sauf dans le cas de salle avec des accès restreints) de savoir qui a réservé la salle. La procédure est expliqué en vidéo ici.

Notes :

  1. Pendant la transition, IBM Notes demeure la source de vérité pour toutes les réservations réalisées avant le 28 octobre et ce, quelle que soit la date de l'évènement.

  2. N'oubliez pas qu'il est possible d'ajouter facilement une conférence vidéo (appel vidéo) à votre invitation si vous souhaitez plutôt limiter vos déplacements et tenir la rencontre à distance!

Contacts - Situations / problèmes fréquents

Problème ou situation vécue

Solution ou statut

1. Vos contacts IBM Notes n'ont pas été migrés vers Google Contacts

Les contacts de certains employés n'ont pas pu être migrés puisqu'ils n'étaient pas synchronisés sur les serveurs IBM Notes.

Solution alternative : vous pouvez importer vos contacts IBM Notes dans Google Contacts en quelques clics en suivant cette procédure.

Les groupes de contacts ne peuvent être transférés par cette procédure. Vous pouvez recréer facilement une liste de distribution en suivant cette procédure.

2. Certaines informations personnelles apparaissent dans les fiches contacts de certains collègues

Vos contacts personnels de IBM Notes ont été migrés dans Google Contacts. Si vous aviez des informations personnelles dans certains de vos contacts IBM Notes, ces informations apparaitront dans Google également. Pour les retirer, vous pouvez simplement modifier ou supprimer le contact dans Google.

3. Je ne trouve pas un nom dans l’annuaire lorsque je fais une recherche.

Les fiches contacts Google des employés de la Ville sont synchronisées avec les informations des systèmes RH. Il n'y a donc pas d’accent (ex. ë, é, è, â, etc.). Vous devez donc effectuer la recherche sans les accents.

Cellulaires/tablettes - Situations / problèmes fréquents

Problème ou situation vécue

Solution ou statut

1. Je n'arrive pas à configurer mon cellulaire ou ma tablette

2. Sur mon appareil mobile, l'authentification au compte Google me donne une erreur lorsque j'inscris mon code à 6 chiffres (deuxième facteur d'authentification)

Consulter la page questions fréquentes dans la section Mon cellulaire/iPad.

3. Sur mon appareil mobile, je ne peux pas écouter les fichiers audio de mes messages vocaux (.wav)

  1. Mettre à jour l'appareil mobile à la dernière version du système d'exploitation (iOS 13 pour iPhone ou iPad)

  2. Mettre à jour l'application Gmail sur l'appareil mobile à la version 6.0.191006 (ou plus récente)

Autres situations / problèmes fréquents

Problème ou situation vécue

Solution ou statut

1. Je n'arrive pas à accéder à Google Disque avec Acrobat DC (lecteur de PDF)

Ouvrez un incident avec le libre-service informatique (étape 5)

2. Je souhaite installer une extension Google Chrome ou un module complémentaire, mais j'obtiens un message d'erreur.

Par mesure de sécurité, les extensions de Google Chrome et modules complémentaires ne sont pas autorisées par défaut. Il faut tenir en compte que certaines extensions peuvent avoir des droits sur les information de votre compte.

Il est possible de faire une demande d'analyse pour les extensions que vous souhaitez installer à travers le libre-service informatique (étape 5).

3. J’ai plusieurs comptes Google (montreal.ca, ville.montreal.qc.ca, gmail.com…) et j'ai besoin d'y accéder.

Suivez la procédure pour ajouter un profil utilisateur.

4. Certains affichages sont en anglais

Travail en cours avec Google pour corriger cela