Page dédiée aux secrétaires

6 webinaires de 30 à 45 minutes ont été organisés spécifiquement pour les secrétaires sur différentes applications de la suite Google.

Visionnez les enregistrements vidéo en cliquant sur le nom du webinaire :

• Archives et classements dans Gmail : gestion des étiquettes, recherche avancée, création de filtres automatiques, etc. (14 mai 2020)

• Agenda en délégation : rencontres récurrentes, absence, agenda d’équipe, pièces jointes, réservation de salle, etc. (21 mai 2020)

• Séance de questions sur la collaboration avec les gestionnaires dans Gmail : aucun contenu spécifique à l’ordre du jour (26 mai 2020)

• Listes de distribution et groupes : création d’une liste, partage de groupe de contacts, mise à jour des listes, etc. (27 mai 2020)

  • Consulter aussi la page de Groupes

• S'organiser avec Disque : contenus spécifiques pour les adjoint.e.s (4 juin 2020)

  • Consulter aussi la page de Disque, pour les vidéos thématiques et/ou les webinaires

• Collaborer dans Disque avec votre gestionnaire : consultation et classement des pièces jointes Gmail et Agenda, Disque partagé gestionnaire-adjoint.e, Drive File Stream, etc. (9 juin 2020)

Comment organiser la boîte courriel de mon gestionnaire pour que les courriels prioritaires apparaissent en premier?

Comment ajouter des notes dans un courriel?

Comment afficher un courriel en couleur?

Dans IBM Notes, j’utilisais les indicateurs rapides (drapeaux) pour le suivi des courriels avec mon gestionnaire. Comment faire dans Gmail?

Lorsque je suis dans une boîte en délégation, est-ce que mon gestionnaire voit quels courriels j’ai lus?

Lorsque je suis en délégation, est-il possible d’envoyer un courriel de la part de mon gestionnaire sans que mon nom n’apparaisse comme expéditeur?

Comment changer la couleur de l'agenda de mon gestionnaire pour différencier facilement mon agenda du sien?

Comment modifier l'affichage de l'agenda pour en faciliter la gestion?

Comment organiser une rencontre avec votre gestionnaire comme organisateur?

Comment vérifier la disponibilité d'une salle lors de la planification d'une rencontre?

Comment savoir qui a déjà réservé une salle ou une ressource à une plage horaire précise afin de les contacter? (vidéo explicative)

Comment inviter un participant comme facultatif? L'option Pour information n'est pas disponible dans Google Agenda, mais le participant peut accepter l'invitation et choisir l'option Afficher comme disponible

Est-ce qu'il est possible de planifier ou accepter une rencontre, tout en demeurant disponible dans l'agenda?

Est-ce possible de déléguer la participation à une rencontre à un autre employé?

Comment mettre un avis d'absence dans l'agenda?

Comment définir les horaires de travail? Lorsque les heures de travail sont définies pour votre gestionnaire, les personnes qui souhaitent planifier avec votre gestionnaire des réunions en dehors de ces heures sont automatiquement informées que votre gestionnaire n'est pas disponible

Utiliser les raccourcis clavier pour travailler efficacement avec l'agenda

Comment déléguer mes contacts? (afin que vos collègues aient accès à vos contacts, mais la délégation des groupes de contacts créés avec des étiquettes ne fonctionne pas)

Comment créer une liste de diffusion (groupe de contacts) et l'utiliser en délégation ? (vous devez créer la liste à partir de votre compte et ajouter votre gestionnaire comme propriétaire de la liste)

Dans Google Contacts, est-il possible de partager un groupe de contacts personnel à un de mes collègues?

Je souhaite coordonner le travail avec mon gestionnaire en utilisant une liste de tâches. Comment faire?

Je veux créer un disque partagé pour partager des documents avec mon gestionnaire. Comment faire?